مواد

• مراحل
• حصہ 1 وقت اور جگہ پر منظم کریں
• حصہ 2 ای میل کا انتظام کرنا
• حصہ 3 وقت کا انتظام کریں
• حصہ 4 جسمانی اور دماغی صحت کو برقرار رکھنا

اس آرٹیکل میں: آرگنائزنگ ٹائم اور اسپیس مینیجنگ ای میل کا انتظام ٹائم مائننگنگ فزیکل اینڈ دماغی صحت 15 حوالہ جات

منظم ہونے کی وجہ سے بھرتی کرنے والوں کے ذریعہ تلاش کیا جانے والا معیار ہے ، کیونکہ یہ معیاری کام کی فراہمی کے لئے ایک بہترین اثاثہ ہے۔ بہر حال بہت سے ملازمین کو مختلف ڈگریوں کی تنظیمی مشکلات کا سامنا کرنا پڑتا ہے۔اگر آپ اس کا حصہ ہیں تو ، جان لیں کہ آسان اور موثر حل موجود ہیں۔ آپ کو ایک بہتر تنظیم کے ذریعہ اپنی پیشہ ورانہ زندگی کو آسان بنانے کے لئے کچھ نکات دیتا ہے۔

مراحل

حصہ 1 وقت اور جگہ پر منظم کریں

1. 
   

   
   ایک اخبار میں اپنی سرگرمیاں ریکارڈ کریں۔ اپنی ہر سرگرمی کو جاتے جاتے درجہ دینے میں ایک ہفتہ لیں۔ یہ عام ہفتہ آپ کو اپنے روزمرہ کے کاموں کا جائزہ لینے کی اجازت دے گا۔ آپ انھیں مطلوبہ وقت اور ان مقاصد کے مطابق درجہ بندی کرسکیں گے جو آپ تک پہنچ سکتے ہیں۔

2. 
   

   
   اپنی پیداواری چوٹیوں کا تعین کریں۔ کچھ لوگ صبح کے وقت زیادہ سرگرم رہتے ہیں جبکہ کچھ کھانے کے بعد زیادہ موثر ہوتے ہیں۔ جو بھی آپ کے لئے بہترین وقت ہے ، اس کا فائدہ اٹھاتے ہوئے اہم اور پیچیدہ کاموں کو انجام دیں۔

3. 
   

   
   اپنے کاموں کو ترجیح دیں. کاغذ یا ڈیجیٹل شکل میں ڈائری رکھنے کی عادت ڈالیں۔ رات کو روانگی سے قبل یا صبح پہنچنے سے پہلے ، سب سے اہم سرگرمیوں کو نشان زد کریں: مختصر وقت میں بننے کی اطلاع ، ملاقات کی تیاری ... اس سے آپ کو آپ کو بکھرے بغیر ہر کام کے لئے درکار وقت اور توانائی دینے کی اجازت ہوگی۔ بہر حال ، حالات کی تبدیلی کی صورت میں نئی ​​ضروریات کو شامل کرنے کے ل enough لچکدار رہیں۔ اگر آپ کو کسی کام کی نسبت کی اہمیت کا یقین نہیں ہے تو ، تفصیلات کے لئے اپنے ساتھی یا سپروائزر سے کہیں۔

4. 
   

   
   
   
   چھوٹے چھوٹے کاموں کو جلدی بھیجیں۔ ترجیح دینے کا مطلب تعی procrastinatingن نہیں ہے! دوسرے الفاظ میں ، اگر آپ کے پاس غیر اہم لیکن آسانی سے قابل حصول کام ہیں تو ، انہیں راتوں رات ترک نہ کریں۔ جلد سے جلد ان چھوٹی چھوٹی سرگرمیوں کا خیال رکھیں تاکہ آپ اہم نکات پر توجہ مرکوز کرسکیں۔

5. 
   

   
   اپنے ورک اسپیس کو منظم کریں۔ چاہے آپ کے پاس چھوٹا آفس ہو یا اصلی کمرہ ، آپ کی جگہ موثر کام کے لئے موزوں ہوگی۔ گندا کام کرنے کی جگہ تناؤ کا سبب بن سکتی ہے اور آپ کی پیداوری کو محدود کرسکتی ہے۔ یہ ٹوائلٹ پاگل بننے کی بات نہیں ہے! آپ کو صرف اپنے ڈیسک کو صاف کرنے کی عادت لینا ہوگی۔
   • اپنی ورک اسپیس اسٹور کریں۔ ان تمام فائلوں اور کوڑے دانوں سے چھٹکارا پائیں جو آپ کے دفتر میں کوڑے لگاتے ہیں۔ اس کے برعکس ، اہم حصوں کو احتیاط سے درجہ دیں۔ موقع ملتے ہی اپنے ورک اسپیس کو اسٹور اور صاف کریں: سرگرمی کی مدت کے دوران ، وقفے کے دوران ، دو کاموں کے درمیان ...
   • جاتے ہی صاف کرو۔ اس طرح سے ، آپ اپنے ڈیسک پر کاغذات جمع کرنے یا کھانے کی سکریپ کو جمع کرنے سے گریز کرتے ہیں۔
   • چیزوں کو اپنی انگلی پر رکھیں: فون ، قلم ، کاغذ پیڈ ... اپنے کام کی جگہ کو جتنا ممکن ہو فعال بنائیں۔

6. 
   

   
   
   
   اپنے دن کی منصوبہ بندی کریں. مؤثر طریقے سے ترتیب دینے کے ل you ، آپ کو اپنی تقرریوں کا نظام الاوقات بنانا ہوگا ، لیکن آپ کے دوسرے پیشہ ورانہ کاموں جیسے اپنے ای میل کو پڑھنا ، رپورٹس لکھنا ... مثال کے طور پر ، آپ ہفتے کے تقرریوں کے ایک یا دو دن گزار سکتے ہیں آپ اور باقی ہفتہ اپنے دوسرے کاموں کے لئے۔ ہر قیمت پر خالی مدت پوری کرنے کی کوشش نہ کریں۔ آرام کرنے کا موقع اٹھائیں یا کم فوری پریشانیوں کے بارے میں سوچیں۔ کم سرگرمی کے یہ ادوار توقع کی پیش گوئی بھی کرسکتے ہیں۔
   • کیلنڈر یا کیلنڈر استعمال کریں۔ آپ کاغذی ایجنڈا ، الیکٹرانک کیلنڈر یا اس طرح کی ایپلی کیشنز کا انتخاب کرسکتے ہیں iCalendar یا گوگل ناؤ.
   • اپنی سرگرمیوں کی درجہ بندی کریں۔ مثال کے طور پر ، آپ انہیں قسم (پروجیکٹ ، واقعہ ، اجلاس ، وقفے ...) کے ذریعہ یا اہمیت کے حکم سے درجہ بندی کرسکتے ہیں۔ ایک ایسا نظام منتخب کریں جس کی مدد سے آپ اپنی اہم سرگرمیاں ایک نظر میں دیکھیں۔
   • ڈیجیٹل ٹولز کے استعمال کو بہتر بنائیں۔ مثال کے طور پر ، آؤٹ لک ایڈریس بک ، کیلنڈر یا سرگرمیوں کی فہرست کے بطور استعمال کیا جاسکتا ہے۔ اپنی پیشہ ورانہ زندگی کی منصوبہ بندی کرنے کے لئے ایک ہی ٹول کا استعمال کرکے ، آپ کی کارکردگی میں اضافہ ہوتا ہے۔
   • اگر ممکن ہو تو ، اپنے کچھ کام کے حوالے کریں۔ آپ کو تفویض کردہ کاموں کے ساتھ کسی معاون کو لوڈ کرنا یا کسی ساتھی کی مدد طلب کرنا مشکل ہوسکتا ہے۔ تاہم ، اس سے آپ ان سرگرمیوں پر دوبارہ توجہ مرکوز کرسکتے ہیں جو آپ کر سکتے ہیں اور اپنے ٹائم مینجمنٹ کو بہتر بنائیں۔

حصہ 2 ای میل کا انتظام کرنا

1. 
   

   
   اگر ممکن ہو تو ، اپنے ای میل کو پڑھنے کا پروگرام بنائیں۔ کچھ پوسٹوں کے ل s آپ کے مستقل رابطے کی ضرورت ہوسکتی ہے۔ اگر یہ آپ کا معاملہ نہیں ہے تو ، دن میں مقررہ اوقات تک اپنی ای میلز کو مت پڑھیں۔

2. 
   

   
   اپنی ای میلز کو ترتیب دیں۔ اہم گفتگو کو نشان زد کریں اور اپنے ای میلز کو ان کے مقصد ، ان کے بھیجنے والے کے مطابق درجہ بندی کریں ... پیش کردہ خصوصیات کا استعمال کریں آؤٹ لک (فولڈر اور سب فولڈر) یا جی میل (لیبل)
   • جیسا کہ ان پر کارروائی ہو رہی ہے کو مٹا دیں۔ ایسی اہم گفتگو اور ای میل محفوظ کریں جن کی آپ کو ضرورت ہو۔ ایک خالی خانہ ، جس میں سے سبھی پڑھ کر علاج کر رہے ہیں ، دن کے اختتام پر راحت بخش ثابت ہوسکتے ہیں۔ اگر آپ اسے انگوٹھے کا اصول بناتے ہیں تو ، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اپنی ای میلز کی تیاری میں جلدی نہ کریں۔

3. 
   

   
   مواصلات کے ذرائع کو بہتر بنائیں۔ چاہے ساتھیوں کے درمیان ہو یا شراکت داروں کے ساتھ ، خود کو ای میل کے ذریعہ گفتگو تک محدود نہ رکھیں۔ فوری گفتگو یا محض فون ان کی رفتار اور انسانی رابطے کے لئے ترجیحی حل ہیں۔ وہ آپ کا قیمتی وقت بچاسکتے ہیں اور آپ کے جواب کا انتظار کرنے والے دباؤ کو بچاسکتے ہیں۔ اس کے علاوہ ، تحریری معلومات کے بجائے زبانی گفتگو کے دھاگے میں معلومات کا تبادلہ کرنا آسان ہے۔

4. 
   

   
   غیر وقتی کام کی مداخلتوں کو محدود کریں۔ دن میں وقفے لینا ضروری ہے۔ دوسری طرف ، فون کا جواب دینے کے لئے کسی کام کے بیچ میں آپ کو روکنا یا کوئی ساتھی جو آپ کی میز سے گذرتا ہے آپ کے کام کا شیڈول توڑ دیتا ہے اور وقت ضائع کرتا ہے۔ اپنے آپ کو پوری طرح تنہا کیے بغیر ، اپنا دروازہ بند کرنے میں ہچکچاہٹ محسوس نہیں کریں گے یا جواب دینے والی مشین پر اپنا فون چھوڑ دیں۔ ایک بار جب آپ کا کام مکمل ہوجائے تو ، مختلف درخواستوں کا جواب دیں۔ اس نے کہا کہ ، جداگانہ یا ناقابل رسائی ظاہر ہونے کے خطرہ پر قطعی حکمرانی نہ کرو!

5. 
   

   
   استعمال کریں کلاؤڈ کمپیوٹنگ. یہ ٹکنالوجی ریموٹ سرور کے ذریعہ بڑی مقدار میں معلومات کو محفوظ کرنا ممکن بناتا ہے۔ لہذا یہ سستا ہے اور اعداد و شمار کی رسائ کو بہتر بناتا ہے۔ اس طرح ، آپ کسی بھی ڈیوائس سے کام کرسکتے ہیں بشرطیکہ اسے انٹرنیٹ تک رسائی حاصل ہو۔ کلاؤڈ کمپیوٹنگ آپ کے کام اور آپ کے ٹائم مینجمنٹ کے معیار کو بہتر بناسکتی ہے کیونکہ یہ آپ کو تیز اور زیادہ موثر انداز میں کام کرنے کی سہولت دیتا ہے۔ یہ خدمت عام طور پر کمپنی کے ذریعہ ادا کیے جانے والے سبسکرپشن کے طور پر دستیاب ہوتی ہے۔ اپنی خدمت کے ل this اس ٹکنالوجی کے استعمال کی تجویز کرنے میں ہچکچاہٹ نہ کریں۔

6. 
   

   
   سرچ انجنوں کی پیش کردہ خصوصیات کا استعمال کریں۔ آپ کو پہلے سے ہی ذاتی بنیاد پر اپنی پسند کی سائٹوں کو ریکارڈ کرنے اور درجہ بندی کرنے کی عادت ہوسکتی ہے۔ دفتر میں بھی ایسا کرنے میں ہچکچاہٹ نہ کریں ، خاص طور پر اگر آپ کا اپنا کمپیوٹر ہے۔ مثال کے طور پر ، کارپوریٹ پارٹنر سائٹس یا عام معلومات وہ ذرائع ہیں جن تک آپ کو جلدی رسائی کی ضرورت ہے۔

حصہ 3 وقت کا انتظام کریں

1. 
   

   
   ایک وقت میں ایک سے زیادہ کام کرنے کی کوشش نہ کریں۔ ایسی دنیا میں جہاں انفارمیشن اور مواصلاتی ٹکنالوجیوں کا غلبہ ہے ، توقع کی جاتی ہے کہ ملازمین ہمیشہ دستیاب رہیں اور ایک ہی وقت میں تمام درخواستوں کا جواب دیں۔ تمام ماہرین یہ کہنا چاہتے ہیں کہ اس رجحان کا multitasking کی لیڈز ، پیش ہونے کے برعکس ، کام کا وقت اور معیار کا نقصان۔ جب ہمارا دماغ معلومات سے سیر ہوتا ہے تو ، اس کے پاس ہر چیز کا تجزیہ کرنے کا وقت نہیں ہوتا ہے۔ اس طرح ، ایک ہی وقت میں کئی کام انجام دینے سے تناؤ بڑھتا ہے اور تجزیہ کرنے اور توجہ دینے کی صلاحیت کم ہوتی ہے۔ ایک وقت میں ایک مسئلے کو حل کرنے میں یہ زیادہ سمجھ میں آتا ہے۔

2. 
   

   
   اپنا شیڈول بنائیں۔ مخصوص ایجنڈا (میٹنگ ، ایونٹ ، میٹنگ ...) طے کرنے سے پرے ، آپ کے دن کا عمومی شیڈول رکھنا اچھا ہے۔ اس سے آپ کو سرگرمی اور باقی ادوار کی چوٹیوں کا اندازہ لگانے کا موقع ملے گا۔
   • کچھ سرگرمیاں ، جیسے کسی منصوبے کے بارے میں سوچنا یا کسی مؤکل کی فائل کا مطالعہ کرنا ، حراستی اور تجزیہ کی ضرورت ہوتی ہے۔ اپنی کارکردگی کو بہتر بنانے کے ل this ، اس قسم کی سرگرمی پر صرف کرنے کے لئے ایک خاص وقت کا ارادہ کریں۔ اگر آپ فائلیں یا پروجیکٹس منتقل کرتے ہیں تو ، آپ کی دانشورانہ صلاحیت کم ہوسکتی ہے ، جس سے آپ کو کم موثر بنایا جائے۔ اسی طرح مزید تکلیف دہ کاموں جیسے میل پڑھنا یا رپورٹ پڑھنا بھی وقت کے ساتھ محدود ہونا ضروری ہے۔ بصورت دیگر ، آپ کو بور محسوس ہوسکتا ہے اور سرگرمی میں تاخیر یا تاخیر ہوسکتی ہے۔
   • کچھ سرگرمیوں کے لئے اضافی وقت کی اجازت دیں۔ در حقیقت ، اجلاسوں یا تقرریوں میں توقع سے زیادہ وقت لگ سکتا ہے۔ اپنے تجربے کی بنیاد پر ، اپنے شیڈول میں ایونٹ کے اعلان کردہ مدت سے زیادہ وقت کی حد شامل کریں۔

3. 
   

   
   آپ الارم استعمال کرسکتے ہیں۔ یہ آپ کو کسی واقعہ کی یاد دلاتا ہے ، کسی کام کی تکمیل کے لئے مختص وقت کے اختتام کا اشارہ دیتا ہے یا آپ کو کام کی تال مہیا کرسکتا ہے۔ تاہم ، اسے غیر متوقع طور پر بجنے سے گریز کریں ، کیونکہ یہ آپ کو زیادہ موثر بنائے بغیر آپ کو دباؤ ڈال سکتا ہے۔

4. 
   

   
   کسی صحیح وجہ کے بغیر اپنے کاموں کو انجام نہ دیں۔ لینوئی ، تھکن ، اس سے پہلے دفتر چھوڑنے کی خواہش ... سرگرمی ملتوی کرنے کی تمام بری وجوہات ہیں۔ تاخیر کرنا وقت اور کارکردگی کا ایک حقیقی ضیاع ہے۔ تاہم ، آپ کو لچکدار رہنا چاہئے۔ اگر کوئی غیر متوقع واقعہ پیش آجائے (آخری لمحے کی میٹنگ ، کسی فوری فائل کی نظر ثانی ...) ، تو نوٹ کریں کہ آپ کو کیا کرنا ہے اور بعد میں اپنی سرگرمی دوبارہ شروع کریں۔ آپ متبادل حل بھی مرتب کرسکتے ہیں۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ میٹنگ میں نہیں جاسکتے ہیں تو ، کانفرنس کال قائم کرنے کی کوشش کریں۔

حصہ 4 جسمانی اور دماغی صحت کو برقرار رکھنا

1. 
   

   
   وقفے لیں۔ جیسا کہ مضمون میں بیان کیا گیا ہے ، جسمانی اور فکری آرام کے ادوار کی منصوبہ بندی کرنا ضروری ہے۔ درحقیقت ، صبح کے وقت جو وقت ہمارے پاس نہیں تھا وہ کرنے کے لئے دوپہر کا وقفہ کرنا بیکار ہے۔ وقفہ آپ کو ایک قدم پیچھے ہٹانے ، کئے گئے کام کی تعریف اور ساتھیوں کے ساتھ تبادلہ کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ اس کے علاوہ ، یہ پیداوار کو بہتر انداز میں منظم کرنے اور بہتر بنانے میں بھی مدد کرتا ہے۔ اگر آپ کام سے مغلوب ہیں تو ، اپنے کیلنڈر میں وقفے کی مدت درج کریں تاکہ آپ اسے فراموش نہ کریں۔ اگر ضروری ہو تو ، الارم کی منصوبہ بندی کریں۔

2. 
   

   
   کافی نیند لینا. نیند کے فوائد کو ہمیشہ تسلیم کیا گیا ہے۔ پھر بھی بہت سے کارکنان نیند نہیں لیتے ہیں۔ سات یا آٹھ گھنٹے اچھی رات کی نیند حاصل کرنے کے لئے ایک معمول مرتب کریں۔

3. 
   

   
   اپنے آپ کو ساتھیوں سے موازنہ نہ کریں۔ ہر ایک کا ایک خاص کردار ہوتا ہے جسے وہ مختلف انداز سے پکڑتا ہے۔ کسی ساتھی کے لئے تنظیم کا ایک موثر طریقہ لازمی طور پر آپ کے لئے نہیں ہوگا۔ آپ بہترین طریق کار پر تبادلہ خیال کرسکتے ہیں ، لیکن آپ کو اپنا نظام تلاش کرنے کی ضرورت ہے۔

4. 
   

   
   منظم کرنا وقت طلب عمل ہے۔ جب آپ کمپنی میں کام کرتے ہو تو آپ کا شیڈول اس جگہ پر ڈال دیا جائے گا۔ ہر قیمت پر اپنے ایجنڈے پر عمل کرنے کی کوشش نہ کریں اور لچکدار بنیں۔ ایک عام تنظیم (منظم دفتر ، کام اور وقفے کے درمیان وقت کی تقسیم ...) سے شروع کریں اور پھر آہستہ آہستہ اس کی تطہیر کریں۔