مواد

• مراحل
• حصہ 1 خط شروع کریں
• حصہ 2 خط کی باڈی لکھیں
• حصہ 3 خط ختم کریں
• حصہ 4 خط مکمل کرنا

اس مضمون میں: خط شروع کریں خط کی باڈی کو کم کریں خط بھریں خط کی تلاش کریں 14 حوالہ جات

کیا آپ کو تجارتی خط لکھنے کی ضرورت ہے؟ عام طور پر ، اس قسم کے خطوط ایک معروف اور آسانی سے قابل اطلاق ڈھانچے کی پیروی کرتے ہیں جو متعدد مشمولات کے مطابق ڈھل جاتا ہے۔ کاروباری خط ہمیشہ تاریخ میں ہونا ضروری ہے۔ اس کے علاوہ ، اس میں مرسل اور وصول کنندہ کے بارے میں کچھ پیراگراف اور معلومات بھی شامل ہونی چاہ.۔ اپنی کمپنی لکھیں اور اپنی کمپنی کے مقرر کردہ معیارات کی تعمیل کے لئے ضروری تبدیلیاں کریں۔

مراحل

حصہ 1 خط شروع کریں

1. 
   

   
   خود کو لے آؤٹ سے واقف کرو۔ آپ کے خط کا کوئی بھی مواد ہو ، آپ کو پیش کش کے کچھ اصول لازمی طور پر لاگو کریں۔ تجارتی خطوط ضرور لکھے جائیں۔ ایک عام ٹائپ فاسس جیسے "ایریل" یا "ٹائمز نیو رومن" استعمال کریں۔ اگر ممکن ہو تو ، پیڈڈ پیراگراف کا انتخاب کریں ، جو ہر نئے پیراگراف کو دو بار چابی مار کر شروع کرنے کے مترادف ہے۔ اندراج اور ملوث نہ ہوں۔
   • چاروں اطراف میں 2.5 سینٹی میٹر کا مارجن چھوڑیں۔
   • ایک عام فونٹ کا استعمال کرتے ہوئے ڈیجیٹل کاروباری خط لازمی طور پر تشکیل دیا جانا چاہئے۔ پیشہ ورانہ ای میل میں ، سیاہ اور سفید کے علاوہ کسی اور قسم کے رنگ یا ای رنگ کے استعمال سے گریز کریں۔

2. 
   

   
   ایک مناسب کاغذ کا انتخاب کریں۔ ای کو A4 سائز کی شیٹ پر چھاپنا ضروری ہے۔ اگر آپ ریاستہائے متحدہ میں رہتے ہیں تو ، خط کے سائز کا کاغذ استعمال کریں ، جو 216 ملی میٹر × 279 ملی میٹر ، یا 8.5 "× 11" ہے۔ کچھ بڑے معاہدے قانونی سائز کی چادروں (216 ملی میٹر × 356 ملی میٹر) پر چھاپ سکتے ہیں۔
   • اگر آپ اسے بھیجنے کے لئے خط پرنٹ کرتے ہیں تو ، کمپنی کے سربراہ کاغذی کاغذ کے استعمال پر غور کریں۔ اس سے آپ کے خط کو آفیشل ٹچ ملے گا کیونکہ قاری آپ کی کمپنی کا لوگو اور رابطہ کی معلومات دیکھے گا۔

3. 
   

   
   
   
   کمپنی کے بارے میں معلومات درج کریں۔ کمپنی کا نام اور پتہ درج کریں ، پتہ کی ہر شے کو الگ لائن پر لکھ دیں۔ اگر آپ اپنی طرف سے کام کر رہے ہیں تو ، کمپنی کا نام یا اس سے اوپر کی جگہ پر اپنا نام شامل کریں۔
   • اگر آپ کی کمپنی کے پاس استعمال میں تیار ہیڈر ہے تو ، آپ خود ڈیٹا ٹائپ کرنے کے بجائے اسے استعمال کرسکتے ہیں۔
   • اگر آپ خود ایڈریس درج کرتے ہیں تو ، اپنی ترجیحات یا کمپنی کی ہدایات پر منحصر ہو ، اسے صفحہ کے اوپری حصے میں بائیں طرف یا دائیں طرف جواز پیش کریں۔
   • اگر آپ خط بیرون ملک بھیجتے ہیں تو ، ملک کا نام بڑے حروف میں لکھیں۔

4. 
   

   
   تاریخ کی نشاندہی کریں۔ مزید سختی کے ل، ، پوری تاریخ لکھیں۔ مثال کے طور پر: "یکم اپریل ، 2012"۔ فرانسیسی زبان میں پیش کردہ ایک خط میں ، جگہ اور تاریخ صفحہ کے اوپری دائیں طرف دکھائی دینی چاہئے۔
   • اگر آپ کے خط کی تحریر کئی دن جاری رہی تو اس تاریخ کی نشاندہی کریں جس پر آپ نے خط ختم کیا تھا۔

5. 
   

   
   
   
   وصول کنندہ کی معلومات شامل کریں۔ وصول کنندہ کا پورا نام ، عنوان ل title اگر قابل اطلاق ہو تو ، کاروبار کا نام اور پتہ درج کریں۔ یہ معلومات لازمی طور پر اس ترتیب میں ظاہر ہونی چاہ، ، ہر آئٹم کو الگ لائن پر۔ اگر قابل اطلاق ہو تو ، ایک حوالہ نمبر شامل کریں۔ فرانسیسی کو پیش کردہ ایک خط میں ، وصول کنندہ کے بارے میں معلومات دائیں طرف درج ہونی چاہئے ، جو تاریخ کے چند سطر سے نیچے ہیں۔
   • براہ راست جواب حاصل کرنے کے ل a ، کسی خاص شخص کو خط کا پتہ لگانا ضروری ہے۔ اگر آپ وصول کنندہ کے نام کو نظر انداز کرتے ہیں تو تھوڑی سی تحقیق کریں۔ متعلقہ شخص کا نام اور اس کا عنوان معلوم کرنے کے لئے کمپنی سے رابطہ کریں۔

6. 
   

   
   کالنگ فارم منتخب کریں۔ یہ فارمولا وصول کنندہ کی طرف آپ کے احترام کا اظہار کرتا ہے۔ آپ اپنے فارمولا کا انتخاب اس بات پر منحصر کریں گے کہ آیا آپ اپنے پڑوسی کو جانتے ہیں یا نہیں۔ آپ اپنے تعلقات کی ڈگری یا واقفیت پر بھی غور کریں گے۔ درج ذیل فہرست میں اختیارات کی جانچ پڑتال کریں۔
   • "حق کس سے:" کے تاثرات کا استعمال کریں صرف اگر آپ قطعی طور پر نہیں جانتے ہیں کہ اپنے خط کو کس سے مخاطب کریں۔
   • اگر آپ کے وصول کنندہ کے ساتھ تعلقات سطحی ہیں تو ، عجیب سے بچنے کے ل "" سر ، "یا" میڈم "کا استعمال کرنا بہتر ہے۔
   • آپ وصول کنندہ کے لقب کی بھی نشاندہی کرسکتے ہیں ، مثال کے طور پر: "مسٹر ڈائریکٹر ،"۔
   • اگر آپ وصول کنندہ کو اچھی طرح سے جانتے ہیں اور اگر آپ کی رپورٹس واقف ہیں تو آپ زیادہ ذاتی فارمولہ استعمال کرسکتے ہیں ، جیسے "میرے پیارے سوزین"۔
   • اگر آپ کو وصول کنندہ کی جنس سے متعلق کوئی شبہ ہے تو ، فارمولا استعمال کریں: "خواتین ، حضرات ،"۔
   • "یا جس کو ٹھیک ہے" کے اظہار کے بعد کال یا بڑی آنت کے فارمولے (:) کے بعد کوما رکھنا نہ بھولیں۔

حصہ 2 خط کی باڈی لکھیں

1. 
   

   
   مناسب لہجے کو اپنائیں۔ ایک مشہور قول کے مطابق ، وقت پیسہ ہے اور زیادہ تر تاجر اپنا وقت ضائع کرنے سے نفرت کرتے ہیں۔ لہذا ، آپ کا خط مختصر اور عین مطابق لہجے میں لکھا جانا چاہئے۔ سیدھے نقطہ پر جا کر اور ایک جامع پیراگراف کے ساتھ شروع کرکے پڑھنے کو آسان بنائیں۔مثال کے طور پر ، آپ ہمیشہ کسی جملے سے اس طرح شروع کر سکتے ہیں: "میں اس کے بارے میں لکھ رہا ہوں ..."۔
   • پھولوں کی منتقلی ، لاپرواہ الفاظ ، یا لمبے ، سمیٹنے والے جملوں سے پرہیز کریں۔ اس کے بجائے ، جتنی جلدی اور واضح طور پر ممکن ہو سکے ، سب سے بنیادی کی تلاش کریں۔
   • قائل اسٹائل اپنائیں۔ غالبا. ، آپ کا مقصد یہ ہے کہ آپ اپنے قارئین کو کچھ کرنے پر راضی کریں ، اپنا خیال بدلیں ، کسی مسئلے کو درست کریں ، بل ادا کریں یا کارروائی کریں۔ تو ، یقین کے ساتھ اپنے نقطہ نظر کو بے نقاب کریں۔

2. 
   

   
   ذاتی ضمیر استعمال کریں تجارتی خط ذاتی ضمیر میں استعمال کرنا بالکل درست ہے میں, ہمیں اور آپ. جب یہ آپ کے پاس آتا ہے تو ، ذاتی ضمیر استعمال کریں میں. آپ ذاتی ضمیر استعمال کریں گے ، آپ وصول کنندہ کے بارے میں بات کرنا۔
   • کسی تنظیم کی جانب سے خط لکھتے وقت محتاط رہیں۔ اگر آپ کمپنی کا نقطہ نظر پیش کرتے ہیں تو ، آپ کو ذاتی ضمیر استعمال کرنا چاہئے ہمیں. اس طرح ، قاری کو پتہ چل جائے گا کہ یہ کمپنی کے نقطہ نظر کے بارے میں ہے۔ اگر آپ اپنی رائے کا اظہار کرتے ہیں تو ، استعمال کریں میں .

3. 
   

   
   واضح اور جامع ہو۔ اپنے قارئین کو اپنی تقریر کے موضوع پر قطعی طور پر آگاہ کریں ، کیونکہ وہ آپ کو فوری طور پر اس وقت جواب دے گا جب آپ کا خط چٹان کے پانی کی طرح صاف ہو۔ خاص طور پر ، آپ کو واضح طور پر اشارہ کرنا چاہئے کہ آیا آپ وصول کنندہ کو کچھ دینا چاہتے ہیں یا کسی خاص سمت پر عمل کرنا چاہتے ہیں۔ جتنا جلد ممکن ہو اپنی پوزیشن کی وضاحت کریں۔

4. 
   

   
   فعال آواز کا استعمال کریں۔ جب کسی صورتحال کو بیان کرتے ہو یا کوئی درخواست کرتے وقت ، غیر فعال آواز کے بجائے فعال آواز کا استعمال یقینی بنائیں۔ اگر غیر فعال آواز میں اظہار کیا گیا ہے تو ، مبہم یا نقالی ہونے کا خطرہ۔ اس کے علاوہ ، فعال آواز آسان ہے اور سیدھے نقطہ پر جاتی ہے۔ یہاں دو مثالیں ہیں۔
   • غیر فعال طریقہ: "آپ کے دھوپ کو ذہن میں رکھنے کی طاقت کے ساتھ ڈیزائن یا تیار نہیں کیا گیا ہے۔ "
   • فعال راستہ: "آپ کی کمپنی دھوپ کے شیشے کو اپنی طاقت پر دھیان دیئے بغیر ڈیزائن اور تیار کرتی ہے۔ "

5. 
   

   
   اگر ضروری ہو تو نرمی کریں۔ خطوط لوگ دوسرے لوگوں کو لکھتے ہیں۔ زیادہ سے زیادہ معیاری خطوط سے پرہیز کریں ، کیونکہ آپ کسی کو دقیانوسی خط بھیج کر رشتہ داری قائم نہیں کرسکیں گے۔ تاہم ، بول چال یا طعنہ آمیز تاثرات سے پرہیز کریں ، جیسے "کہا جانا چاہئے" کے لئے "داخل ہونا لازمی ہے" یا "رقم" کے لئے "رقم" ہے۔ پیشہ ورانہ انداز رکھیں ، لیکن دوستانہ اور دوستانہ۔
   • اگر آپ وصول کنندہ کو اچھی طرح سے جانتے ہیں تو ، آپ کے مبارکباد کے اظہار کے لئے ایک عمدہ فارمولا شامل کرنا ممکن ہے۔
   • اپنی شخصیت کے ان پہلوؤں کا تعی toن کرنے کے لئے عقل مندی کا استعمال کریں جو آپ ظاہر کریں گے۔ کبھی کبھی تھوڑا سا طنز سے واقعی کاروباری تعلقات آسان ہوجاتے ہیں ، لیکن کہانی سنانے سے قبل محتاط رہیں۔

6. 
   

   
   شائستہ رہو۔ اگر آپ شکایت یا شکایت کا خط لکھتے ہو تو بھی آپ کو ہونا چاہئے۔ مخاطب کی حیثیت کی جانچ پڑتال کریں اور مناسب اور قابل ترانہ لہجے میں اس کی پیش کش کریں کہ جو حد سے زیادہ حد تک ہوسکے وہ کریں۔
   • مثال کے طور پر ، ایک متشدد شکایت درج ذیل کے طور پر لکھی جا سکتی ہے: "مجھے لگتا ہے کہ آپ کی دھوپ اتنی خراب ہے کہ میں نے مزید خریداری نہ کرنے کا فیصلہ کیا ہے۔ دوسری طرف ، ایک شائستہ دعویٰ اس طرح نظر آئے گا: "میں آپ کے دھوپ سے مایوس ہوں اور میں نے مستقبل میں دیگر سپلائی کرنے والوں کے ساتھ اسٹاک بننے کا فیصلہ کیا۔ "

7. 
   

   
   استعمال a دوسرا صفحہ اپنے اضافی صفحات کیلئے ہیڈر پر۔ کاروباری خطوں کی اکثریت ایک صفحے پر فٹ ہونے کے ل enough کافی حد تک مختصر ہونی چاہئے۔ لیکن اگر آپ کا خط لمبا ہے ، جیسے معاہدہ یا قانونی نتائج ، آپ کو اضافی صفحات کی ضرورت ہوسکتی ہے۔ استعمال a دوسرا صفحہ ہیڈر ، پہلے صفحے کی طرح ایک ہی کاغذ سے بنا ، لیکن عام طور پر ایک مختصر پتے کے ساتھ۔
   • صفحے کے اوپری حصے میں دوسرے اور اس کے بعد والے صفحات پر صفحہ نمبر لکھیں۔ آپ وصول کنندہ کا نام اور تاریخ بھی شامل کرسکتے ہیں۔

8. 
   

   
   سب کچھ باندھ دو۔ آخری پیراگراف میں ، ان نکات کا خلاصہ بنائیں جن کا آپ نے خط کے باسی میں خطاب کیا ہے اور اپنے عمل کے منصوبے یا وصول کنندہ سے آپ کی توقع کو واضح طور پر بتائیں۔ تجویز کریں کہ اگر اس کے پاس کوئی سوال یا اظہار خیال کرنے کا خدشہ ہے تو وہ آپ سے رابطہ کرے۔ وصول کنندہ سے اس توجہ کے لئے جس نے اس نے خط یا سوال پر غور کیا ہے اس کا شکریہ۔

حصہ 3 خط ختم کریں

1. 
   

   
   بشکریہ فارم منتخب کریں۔ اختتام پر ، جیسے اپیل فارم کی طرح ، یہ احترام اور رسمی طور پر ظاہر کرنا ہے۔ آپ اپنے آپ کو دھوکہ دینے کے خطرے کو چلائے بغیر ، ایک فارمولہ منتخب کرسکتے ہیں جیسے: "براہ کرم یقین کریں (جناب) میرے ممتاز غور کی یقین دہانی پر" یا "میں آپ سے التجا کرتا ہوں کہ (سر) میرے عقیدت مند جذبات کا اظہار کریں۔ اسی طرح ، اگر یہ ایک ای میل ہے تو ، "سنجیدگی سے ،" "احترام سے ،" یا "مخلص ،" جیسے فقرے استعمال کرنے پر غور کریں جو کم رسمی ، لیکن قابل قبول ہیں۔

2. 
   

   
   خط پر دستخط کریں۔ اپنے دستخط پر دستخط کرنے سے پہلے چار لائنوں پر جائیں۔ اس پر دستخط کرنے سے پہلے اپنے خط کو پرنٹ کریں۔ نیلی یا سیاہ سیاہی استعمال کرنا بہتر ہے۔ اگر آپ اپنا خط ای میل کے ذریعہ بھیجتے ہیں تو ، اپنے دستخط کو اسکین کریں اور تصویر کو خط کے مناسب حصے میں رکھیں۔
   • اگر آپ کسی دوسرے شخص کی جانب سے خط پر دستخط کرتے ہیں تو ، "پی پی" لکھیں۔ پی : your اپنے دستخط سے پہلے۔ یہ "بذریعہ پراکسی" اظہار کا مخفف ہے ، جس کا مطلب ہے "کے بجائے" یا "کے نام پر"۔

3. 
   

   
   اپنا نام اور رابطہ کی معلومات ٹائپ کریں اپنے دستخط کے تحت ، اپنا نام ، عنوان ، فون نمبر ، ای میل پتہ یا قابل اطلاق دیگر معلومات درج کریں۔ ہر آئٹم کو آزاد لائن پر لکھیں۔

4. 
   

   
   ٹائپسٹ کے ابتدائیہ شامل کریں۔ اگر یہ خط مصنف کے علاوہ کسی اور نے ٹائپ کیا تھا تو ، آپ اس شخص کے دستخط دستخط پیڈ کے نیچے شامل کرسکتے ہیں۔ بعض اوقات ، کچھ کمپنیاں خط کی تصنیف میں حصہ لینے والے لوگوں کو زیادہ آسانی سے ڈھونڈنے کے لئے خط کے مصنف کے انجیالوں کو شامل کرنے کو کہتے ہیں۔
   • اگر آپ کو صرف ٹائپسٹ کے ابتدائ نام ہی ملتے ہیں تو ، ان کو چھوٹے کے ساتھ لکھیں ، مثال کے طور پر: mj۔
   • اگر آپ مصنف کے نام شامل کرتے ہیں تو ، ٹائپسٹ کے ابتدائی یاد کو چھوٹے میں رکھیں ، مثال کے طور پر: RW: mj۔ ایک سلیش کے ذریعہ دونوں ابتدائیہ کو الگ کرنا ممکن ہے ، مثال کے طور پر: میگاواٹ / ایم جے۔

5. 
   

   
   منسلکات کی نشاندہی کریں۔ اگر آپ کے خط کے ساتھ کچھ حصے منسلک ہیں تو ، ان حصوں کی نوعیت لکھیں ، اپنے نقاط کے نیچے کچھ لائنیں لکھیں ، ان حصوں کی تعداد اور قسم بتائیں۔ مثال کے طور پر ، لکھیں: "منسلکات (2): ایک شکل ، ایک بروشر"۔
   • آپ "P. j" لکھ کر اظہار "منسلکات" کا خلاصہ بھی کرسکتے ہیں۔

6. 
   

   
   وصول کنندگان کے نام درج کریں۔ اگر آپ خط کی ایک کاپی کسی اور شخص کو بھیجتے ہیں تو ، آپ کو خط میں "اٹیچمنٹ" کے نیچے "سی سی" کا مخفف لکھ کر اس شخص کا نام اور لقب درج کرنا ضروری ہے۔ اس مخفف کا مطلب ہے "سوپیی کاپی"۔ جب حرف کاربن کاغذ کے ساتھ ٹائپ کیے جاتے تھے تو یہ "سچ کاپی" کے اظہار کا خلاصہ بھی ہوتا ہے۔
   • مثال کے طور پر ، لکھیں: "سی سی: میری مارٹن ، ڈائریکٹر مارکیٹنگ"۔
   • اگر آپ ایک سے زیادہ نام شامل کرتے ہیں تو ، دوسرا نام پہلے کے نیچے لگائیں لیکن "سی سی:" کے بغیر

حصہ 4 خط مکمل کرنا

1. 
   

   
   خط درست کرو۔ آپ کی پیشہ ورانہ مہارت کو ظاہر کرنے کے لئے لے آؤٹ ایک کلیدی عنصر ہے۔ لیکن ، وصول کنندہ کو یہ ثابت کرنے کے لئے آپ کو اپنی غلطیوں کو درست کرنا ہوگا کہ آپ اہل اور ذمہ دار ہیں۔ اپنے ای پراسیسنگ سوفٹ ویئر کی ہجوں کی جانچ چلائیں ، لیکن اپنے خط کو بھیجنے سے پہلے اسے احتیاط سے بھی پڑھیں۔
   • چیک کریں کہ خط واضح اور جامع ہے۔ کیا ایسے پیراگراف ہیں جن میں تین یا چار سے زیادہ جملے ہیں؟ اگر ایسی بات ہے تو ، غیر ضروری جملوں کو ختم کرنے کی کوشش کریں۔
   • اگر خط انتہائی اہم ہے تو ، اپنے کسی دوست یا ساتھی سے اپنے لئے پڑھنے کو کہنے پر غور کریں۔ بعض اوقات ایک تازہ شکل غلطیوں یا غلطیوں کو دیکھ سکتی ہے جن پر شاید آپ نے توجہ نہیں دی۔

2. 
   

   
   اپنے خط کو مت کھرچیں۔ اگر آپ کے متعدد صفحات ہیں تو ان کو اہم نہ بنائیں۔ اگر آپ اپنے صفحات کو ترتیب میں رکھنا چاہتے ہیں تو ، آپ ان کو بائیں ہاتھ سے اوپر کاغذی کلپ کے ساتھ جوڑ سکتے ہیں۔

3. 
   

   
   خط پوسٹ کریں۔ اگر آپ خط بذریعہ ڈاک بھیجتے ہیں تو ، تجارتی سائز کا لفافہ استعمال کریں۔ اگر ممکن ہو تو ، کمپنی کا لوگو والا ایک لفافہ لے لو۔ مرسل اور پتے کا پتہ مناسب طریقے سے ریکارڈ کریں۔ خط کو نصف میں فولڈ کریں ، تاکہ مخاطب پہلے اوپری فلیپ اور پھر نیچے کا فلیپ کھول دے۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ بھیجنے سے پہلے آپ کو کافی خط مل گیا ہے۔
   • اگر آپ کو لگتا ہے کہ آپ کی تحریر گندا ہے اور آپ کی پیشہ ورانہ قابلیت کی عکاسی نہیں کرتی ہے تو ، اپنے ای میل پراسیسنگ سافٹ ویئر کا استعمال کرتے ہوئے پتے درج کریں اور اپنے پرنٹر کے ساتھ لفافے میں پرنٹ کریں۔
   • اگر خط انتہائی اہم یا ضروری ہے تو ، خدمت کے ذریعہ بھیجنے پر غور کریں۔
   • اگر آپ اسے ای میل کے ذریعہ بھیجنا چاہتے ہیں تو فارمیٹنگ جاری رکھنے کے لئے اسے "HTML" یا پی ڈی ایف فارمیٹ میں تبدیل کریں۔ تاہم ، کاغذ پر چھپی ہوئی خط کو بھیجنا بہتر ہے۔