مواد

• اقدامات
• اشارے
• انتباہ

بہت سے ایسے حالات ہیں جہاں توسیع کی درخواست کرنا ضروری ہے۔ مثال کے طور پر ، کالج میں ، کسی مقالے کو ختم کرنے یا کام کے وقت ، جب ملازم وقت پر کسی پروجیکٹ کو مکمل کرنے میں مصروف ہو تو ، کے پاس وقت نکالنا ہوتا ہے۔ مؤثر طریقے سے توسیع کے لئے پوچھنے کے لئے معیاروں کے اندر خط لکھنا بہت ضروری ہے۔ آرڈر کی نوعیت پر غور کریں: آپ کو کتنا وقت درکار ہے اور کیوں؟ اس کے بعد ، ایک باضابطہ خط لکھیں اور وصولی کی تصدیق کے ساتھ آرام کی یقین دہانی پر بھیجیں۔

اقدامات

طریقہ 1 میں سے 1: خط لکھنا

1. 

   جلد سے جلد خط لکھیں۔ جیسے ہی آپ نے محسوس کیا کہ آپ کو طویل مدتی کی ضرورت ہوگی ، خط لکھنا شروع کردیں۔ زیادہ سے زیادہ پیشگی اطلاع دینے کی ضرورت ہے تاکہ وصول کنندہ صورت حال کے بارے میں فیصلہ دے سکے۔ اس سے یہ تاثر بھی ملتا ہے کہ آپ منظم ہیں ، چاہے آپ شیڈول میں ایڈجسٹمنٹ کی درخواست کررہے ہوں۔

2. 

   
   
   اس بات کا تعین کریں کہ آپ کو کتنا زیادہ وقت درکار ہوگا۔ تمام عوامل کو مدنظر رکھیں اور حقیقت پسندانہ درخواست دیں۔ اگر آپ مختصر وقت کے لئے کہتے ہیں تو ، آپ کو ایک اور توسیع کی درخواست کرنی پڑسکتی ہے۔ جب بھی ممکن ہو تو حوالہ کرنے کی آخری تاریخ سے گریز کریں۔ اس خیال کے بعد ، وقت کو تھوڑا سا بہتر سمجھنا بہتر ہے۔
   • صورتحال پر منحصر ہے ، خط کو بطور مذاکرات پر غور کریں۔ اگر ایسا ہے تو ، آپ کو بات چیت کرنے کے قابل ہونے کی ضرورت سے کہیں زیادہ وقت طلب کریں اور درخواست کے مقابلے میں ایک مختصر مدت کا بندوبست کریں۔
   • اپنی موجودہ کام کی موجودہ پیشرفت اور جو کرنا باقی ہے اس کی بنیاد پر اپنے کام کی رفتار کی پیمائش کریں۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ مشاورتی منصوبے پر تین ماہ سے کام کر رہے ہیں تو ، آپ کو پہلے ہی اندازہ ہوگا کہ کتنا کرنا ہے۔
   • وقت کی حد سے واقف ہوں جو وصول کنندہ کے پاس بھی ہے۔ ہوسکتا ہے وہ آخری تاریخ سے زیادہ ہو اور اب اسے اس میں تاخیر کرنا پڑے گی۔ مثال کے طور پر ، یونیورسٹی کے پروفیسرز کو ایک مقررہ تاریخ تک حتمی اسائنمنٹ کے لئے گریڈ فراہم کرنا ہوں گے اور اسی کے مطابق ڈیلیوری کی تاریخوں کا حساب لگائیں۔

3. 

   
   
   پہلے سے قائم کردہ قواعد سے آگاہ رہیں۔ تبدیلی کی درخواست کرنے سے پہلے موجودہ حتمی تاریخ کو جانیں۔ موجودہ صورتحال کو سمجھے بغیر کوئی بھی توسیع کے لئے پوچھ گچھ کرتے ہوئے غیر منظم نہیں ہونا چاہتا ہے۔ مثال کے طور پر ، کچھ سرکاری ایجنسیوں سے درخواست ہے کہ ابتدائی رابطے کے 24 گھنٹے بعد آرڈر بھیج دیا جائے۔ اگر آپ ایسا کرنے سے قاصر ہیں تو ، جتنی جلدی ممکن ہو مطلع کریں۔

4. 

   
   
   درخواست کے لئے اچھی وضاحت شامل کریں۔ آپ خط لکھنے میں وقت لے رہے ہیں اور وصول کنندہ اسے پڑھنے میں وقت لگے گا ، لہذا پوری کوشش کریں۔ توسیع کی درخواست کی اصل وجہ کے بارے میں غور سے سوچیں اور کالر کو اس کی ایمانداری سے اطلاع دیں۔ جھوٹ بولیں یا مبالغہ نہ کریں ، کیوں کہ اس سے اجازت ملنے کے امکانات ہی خراب ہوجاتے ہیں۔
   • ایک اچھی وجہ معیار کی ضمانت دینے کی خواہش یا کام سے محتاط رہنے کی خواہش ہے۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ کوئی ایسا پروجیکٹ کر رہے ہیں جس سے کئی لوگوں کی حفاظت متاثر ہوسکے تو ، زیادہ وقت مانگتے وقت اس حقیقت کی نشاندہی کریں ، کیونکہ اس سے آپ کے حق میں وزن ہوسکتا ہے۔
   • اگر آپ متعدد وجوہات کی بناء پر یہ درخواست کررہے ہیں تو ، بہترین یا اہم انتخاب کریں اور اس پر توجہ دیں۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ کسی نئے پروجیکٹ کی قبولیت ملتوی کررہے ہیں تو ، یہ کہتے ہوئے کہ آپ لاگت کی منتقلی (اگر یہ سچ ہے تو) کے بارے میں مزید تحقیق کرنے کو ترجیح دیتے ہیں۔

5. 

   براہ کرم درخواست کے ساتھ منتخب کردہ کچھ تفصیلات فراہم کریں۔ تفصیلات خط میں مزید سچائی اور مہارت کو شامل کرتی ہیں۔ اگر آپ کسی سرکاری ایجنسی یا کسی اور ادارے کو خط بھیج رہے ہیں جہاں آپ ذاتی طور پر کبھی نہیں گئے ہوں گے تو یہ بہت اہم ہے۔
   • مثال کے طور پر ، اگر آپ کے دادا سی بی ٹی کی ترسیل کی تاریخ سے دو دن پہلے انتقال کرجاتے ہیں تو ، اس واقعے کو محض ذاتی وجہ کے طور پر رپورٹ کرنے کی بجائے اس کو "خاندانی ہنگامی صورتحال" قرار دینا بہتر ہے۔ مختصر طور پر یہ کہنا بھی اچھا ہے کہ کیا ہوا ہے اور یہ کہ آپ کو سفر کرنا پڑے گا ، عملی تفصیلات کا خیال رکھنا ہوگا ، کنبہ کے ممبروں کی مدد کرنا ہوگی ، وغیرہ۔
   • کسی بھی درخواست کو پیش کرنے سے پہلے دستاویزات کو ترتیب دیں۔ آپ کو ترجیحات اور ترجیحی کاموں کی ایک فہرست بنانے کی ضرورت ہے ، خاص کر جب سرکاری یا سرکاری اداروں سے نمٹنے کے۔ یہ ظاہر کرنا کہ آپ نے ابھی تک اس عمل کے تمام مراحل مکمل کر لئے ہیں ، آپ کے حق میں پوائنٹس گنیں گے۔

6. 

   مواد اور لہجے میں مثبت رہیں۔ کوئی بھی خط کی شکل میں ولنگ وال نہیں پڑھنا چاہتا ہے۔ منفی واقعات کو جلدی اور مختصر طور پر بیان کریں اور اپنی حل تجویز پر آگے بڑھیں۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ کو لگتا ہے کہ ابتدائی طور پر پیش کی جانے والی تنخواہ بہت کم ہے تو ، کچھ ایسا لکھیں کہ “مجھے آفر کے بارے میں سوچنے کے لئے زیادہ وقت درکار ہے۔ تاہم ، مجھے یقین ہے کہ زیادہ تنخواہ مجھے زیادہ موثر نوکری دینے کی اجازت دے گی۔

7. 

   بھیجنے سے پہلے خط کی ہجے اور گرائمر کو درست کریں۔ بھیجنے سے پہلے اپنے آپ کو کچھ منٹ احتیاط سے پڑھنے کی اجازت دیں۔ فارمیٹنگ اور ٹائپنگ کی غلطیوں کو بھی تلاش کریں۔ ٹیکسٹ ایڈیٹر میں ہجے چیکر کو منتقل کریں۔ ایک دوست سے دوسری بار پڑھنے کو کہے۔ جلدی میں ایسا نہ کریں یا اس اقدام کو چھوڑیں ، کیوں کہ چھوٹی غلطیاں یہ تاثر دے سکتی ہیں کہ آپ میلا ہیں اور آخری فیصلے کو متاثر کرسکتے ہیں۔

طریقہ 3 میں سے 2: رسمی خط کنونشن کے بعد

1. 

   ہیڈر بنائیں۔ تاریخ صفحے کے اوپری دائیں کونے میں آویزاں ہونی چاہئے۔ ایک لائن کو چھوڑ دیں اور اپنا پتہ لکھیں ، جو دائیں طرف بھی جائز ہے۔ اس کے بعد ، ایک اور سطر کو چھوڑ دیں اور جائز وصول کنندہ کا پورا پتہ بائیں طرف رکھیں۔
   • اگر آپ درخواست کو ای میل کے ذریعہ بھیج رہے ہیں تو ، سلام کے ساتھ شروع کرتے ہوئے ، تاریخ اور پتہ چھوڑ دیں۔ "مضمون" لکھتے وقت ، بالکل عین مطابق ہوجائیں۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ کسی استاد کو ای میل بھیج رہے ہیں تو ، مضمون کو "آپ کا پورا نام - ملازمت کا نام اور توسیع کی درخواست" پڑھنا چاہئے۔

2. 

   ایک باضابطہ اور مکمل سلام کا استعمال کریں۔ "پیارے" کے ساتھ شروع کریں اور عنوان اور تخلص ترتیب میں رکھیں۔ مثال کے طور پر "محترم پروفیسر ڈرا روچا" یا "محترم ڈائریکٹر سلویرا"۔
   • یہاں تک کہ اگر آپ اس شخص کے سماجی حلقے کا حصہ ہیں اور غیر رسمی حالات میں ان سے بات کرتے ہیں تو ، یہ درخواست سرکاری نوعیت کی ہے ، لہذا اس مواد کو سختی سے باضابطہ رکھیں۔ مثال کے طور پر "اوئی ، فیبیو" جیسے کچھ نہ لکھیں۔
   • خط کا پتہ لگانے کے لئے ایک خاص شخص تلاش کریں۔ بصورت دیگر ، یہ ایک معیاری اشتہار یا ای میل کی طرح نظر آئے گا۔ مثال کے طور پر ، "محترم ڈین سوسا" "ریکٹریٹری" سے بہتر ہے۔

3. 

   جامع پیراگراف بنائیں۔ خط کی باڈی ایک اور تین پیراگراف کے درمیان ہونی چاہئے۔ بہت سے معاملات میں ، ایک یا دو لائنوں سے موضوع کھولنا ، دو سے چار لائنوں میں درخواست کی وضاحت کرنا اور ایک یا دو اور لائنوں کا استعمال کرتے ہوئے نتیجہ اخذ کرنا ممکن ہے۔ اگر آپ کو واقعی میں تین پیراگراف کی ضرورت ہو تو تعارف ، جسم اور اختتام سے الگ ہوں۔
   • مضمون کھولنے کے ل، ، کچھ ایسا کہنا جیسے "میں صبح کے وقت نالج X مضمون کا تعارف کرنے والا طالب علم ہوں۔" اس سے آپ کے استاد کو یہ یاد رکھنے کی صورت حال ہوگی کہ آپ کس بات کی بات کر رہے ہیں۔

4. 

   اپنے اختتامی ریمارکس پر دھیان دیں۔ کسی نتیجے کی طاقت کو نظر انداز نہ کریں۔ اپنی صورتحال کی تصدیق کے لئے آخری ایک جملے کا استعمال کریں (ایک سطر پر) اور وصول کنندہ نے خط پڑھنے میں اس وقت کا شکریہ ادا کیا۔ کچھ لکھیں جیسے "میری درخواست پر دیئے گئے غور کی تعریف کرتا ہوں۔"
   • مثالی اختتامی اظہار جیسے "اہلیت" یا "میں پہلے ہی آپ کا شکریہ" کے ساتھ اختتام پذیر ہوں۔
   • اگر آپ کو کسی خاص وقت تک جواب کی ضرورت ہو تو ، اس معلومات کو آخر میں بھی شامل کریں۔ جمع کرو کہ شکریہ کے ساتھ۔ مثال کے طور پر ، "آپ کے غور کے لئے آپ کا شکریہ اور میں اگلے ہفتے تک آپ سے سننے کے منتظر ہوں۔" محتاط رہیں کہ آپ کو کسی چیز کا مطالبہ کرنے کی طرح نہ لگ.۔

5. 

   اپنا پورا نام اور دستخط شامل کریں۔ "مخلص" کے نیچے ، تین یا چار خالی لائنیں چھوڑیں۔ پھر اپنا پورا نام درج کریں اور اسے بائیں طرف جواز بنائیں۔ اپنے نام پر قلم سے دستخط کرنے کے لئے خالی جگہ استعمال کریں۔ اگر آپ ای میل کے ذریعہ خط بھیجنے کا ارادہ رکھتے ہیں تو ، اس جگہ کو حذف کریں اور صرف پورا نام چھوڑ دیں۔

طریقہ 3 میں سے 3: وصول کنندہ کو خط بھیجنا

1. 

   خط کی کاپی بنائیں یا فائل کاپی کریں۔ ایک بار جب آپ نے مسودے پر نظر ثانی کی ہے تو ، فوٹو لیں (اسے پی ڈی ایف بنانے کے ل)) ، مسودہ کو کسی ویب سائٹ پر محفوظ کریں ، یا خط کی روایتی فوٹو کاپی بنائیں۔ اگر آپ چاہتے ہیں تو ، بھیجنے کی تاریخ بھی نوٹ کریں ، اگر یہ لیٹر ہیڈر جیسا نہیں ہے۔ ذاتی ریکارڈ رکھنے کے لئے اس کاپی کو کہیں رکھیں۔

2. 

   پوسٹ کریں خط قریب کے ڈاکخانہ لے جا، ، حاضر ہونے والے کو پہنچائیں اور ٹریکنگ نمبر لیں یا میل باکس میں رکھیں۔ اگر آپ یقین دہانی کرانا چاہتے ہیں کہ خط موصول ہوا ہے تو ، رسید کی منظوری کے ساتھ بھیج دیں (اس کے لئے فیس کی ادائیگی کی ضرورت ہوتی ہے)۔
   • اگر آپ خط کی ہارڈ کاپی بھیج رہے ہیں تو ، ایک اچھے کارتوس کے ساتھ ایک اعلی معیار کا پرنٹر استعمال کریں۔ عام طور پر ، ہاتھ سے لکھے گئے خط قبول نہیں کیے جاتے ہیں۔

3. 

   ای میل کے ذریعہ توسیع کی درخواست بھیجیں۔ یہ درخواست بھیجنے کا شاید سب سے بہتر طریقہ ہے ، کیوں کہ اس میں تھوڑا وقت لگتا ہے اور بہت قابل اعتماد ہے۔ بھیجنے سے پہلے وصول کنندہ کا ای میل پتہ چیک کریں اور اس سے متعلقہ فیلڈ میں شناختی نمبر ، اگر متعلق ہو تو شامل کریں۔
   • وصول کنندہ درست وقت دیکھ سکے گا جس وقت ای میل بھیجا گیا تھا۔اگر آپ کو صبح سویرے ای میل بھیجنے کی عادت ہو تو اسے یاد رکھیں۔
   • ایک باضابطہ ای میل پتہ استعمال کریں جو آپ واقعتا use استعمال کرتے ہیں۔ پیشہ ورانہ حالات کے لئے استعمال ہونے والے ایک باقاعدہ ایڈریس سے ای میل پیغام بھیجنا ضروری ہے۔ مثال کے طور پر ، "[email protected]" نامی کسی اکاؤنٹ میں ای میل بھیجنا مناسب نہیں ہے۔
   • اگر آپ خط فیکس کرنے جارہے ہیں تو ، تصدیقی صفحے کا انتظار کرتے ہوئے یہ کہیں کہ ٹرانسمیشن کامیاب اور موصول ہوئی ہے۔

4. 

   خط کے بجائے کال کریں۔ اگر آپ کو فوری بنیاد پر ایکسٹینشن کی ضرورت ہے یا دیر ہوچکی ہے تو ، مثالی ہے ذاتی طور پر یا فون پر بات کرنا۔ اگر یہ معاملہ ہے تو ، باضابطہ طور پر بات کریں اور منظم انداز میں صورتحال کی وضاحت کریں۔

اشارے

• آپ کے خط میں صرف ایک صفحہ (یا اس سے کم) ہونا ضروری ہے۔ اس سے یہ تاثر ملتا ہے کہ یہ مکمل ہوچکا ہے ، لیکن پھر بھی جلدی سے پڑھنا آسان ہے۔
• رابطے میں رہیں ، کیوں کہ آپ کو تصدیقی خط یا ای میل موصول ہوسکتا ہے جو آپ کو اطلاع دے گا کہ درخواست موصول ہوگئی ہے۔

انتباہ

• وعدے کرتے وقت حقیقت پسند بنیں۔ توقع سے زیادہ کام کرنے کے لئے زیادہ وقت طلب کرنے کا کوئی فائدہ نہیں ہے۔
• مثالی طور پر ، مدت میں توسیع کی یہ درخواست صرف ایک بار ہونی چاہئے۔ ایک اور توسیع حاصل کرنے کے لئے قسمت پر اعتماد نہ کریں۔
• ملاحظہ کریں کہ کیا آپ نے آرڈر کے لئے تمام ضروری شکلیں منسلک کیں ہیں۔ کچھ اداروں کا مطالبہ ہے کہ ان کے فراہم کردہ فارم کو بطور نمونہ استعمال کیا جائے۔