مواد

• اقدامات
• برادری کے سوالات اور جوابات

دوسرے حصے

موثر مینیجرز اور ٹیم قائدین مختلف طریقوں سے اپنے ملازمین کی فعال طور پر نگرانی کرتے ہیں تاکہ اس بات کا یقین کیا جاسکے کہ کم اداکاروں کو جلد ہی نظم و ضبط مل جاتا ہے اور اعلی اداکاروں کو اس کا بدلہ مل جاتا ہے۔ نگرانی کرنے والے ملازمین آپ کو ان علاقوں کی نشاندہی کرنے میں بھی مدد کرسکتے ہیں جہاں ملازمین نجی معاملات میں کمپنی کا وقت یا وسائل ضائع کررہے ہیں۔ صحیح سافٹ ویئر کے ذریعہ ، آپ ایسی ویب سائٹوں کو روک سکتے ہیں جو غیر موزوں ہیں یا کاروباری کارروائیوں پر لاگو نہیں ہیں۔ کامیابی کے ساتھ ملازمین کی نگرانی کرنا ، بغیر کسی ضروری دفتر کے رگڑ پیدا کیے ، کسی بھی موثر مینیجر کا ہدف ہونا چاہئے۔

اقدامات

طریقہ 4 کا 1: توقعات کی تعریف کرنا

1. 

   اپنی پالیسیوں کی تحریری وضاحت بنائیں۔ آپ کی پالیسیاں تب ہی مؤثر ثابت ہوں گی جب ان کی کسی ملازم ہینڈ بک یا گائیڈ میں واضح شرائط سے وضاحت کی گئی ہو۔ یہ گائیڈ تمام ملازمین تک آسانی سے قابل رسائ ہو اور اس کی وضاحت کرے کہ آپ کی پالیسیاں کیا ہیں اور اس صورت میں کیا کیا جائے گا جب ان کی تعمیل نہیں کی جاتی ہے۔ انٹرنیٹ یا فون مانیٹرنگ کی طرح آپ کے پاس موجود کسی بھی مانیٹرنگ پالیسی کے ل you ، آپ اپنی سوچوں کے عمل کی بھی وضاحت کرنا چاہتے ہو جس کی وجہ سے آپ کی پالیسیاں پیدا ہوئیں۔ آپ یہ کیوں کر رہے ہیں اس کی وضاحت سے ملازمین کی سرگرمیوں کی نگرانی کے سبب عدم اعتماد کو کم کرنے میں مدد مل سکتی ہے۔
   • ٹائم کیپنگ ، قابل قابل گھنٹوں (اگر قابل اطلاق ہو) ، ذاتی فون کالز ، اور کام پر ذاتی انٹرنیٹ کے استعمال پر واضح پالیسیاں مرتب کریں۔ ملازمین کو جہاں مناسب ہو وہاں گھڑی کے وقفے لینے کی ترغیب دیں۔

2. 

   
   
   یقینی بنائیں کہ ملازمین ان پالیسیوں سے واقف ہیں۔ اگر جانچ پڑتال پر معیاری جانچ پڑتال سے ہٹ کر کسی بھی قسم کی نگرانی ہو رہی ہے ، جیسے کہ اگر آپ فون یا انٹرنیٹ مانیٹرنگ استعمال کررہے ہیں تو آپ کو اپنے ملازمین کو براہ راست آگاہ کرنا چاہئے۔ مانیٹرنگ پالیسی میں ہونے والی تبدیلیوں کی وضاحت کے لئے میٹنگ منعقد کریں یا بڑے پیمانے پر ای میل بھیجیں اور صحیح طور پر یہ بتائیں کہ معلومات کو کب اور کیسے ریکارڈ کیا جائے گا ، محفوظ کیا جائے گا اور حذف کیا جائے گا۔
   • کچھ ریاستوں میں ، جیسے کنیکٹیکٹ اور ڈیلاوئر ، آپ کو قانونی طور پر اپنے ملازمین کو کسی بھی انٹرنیٹ نگرانی سے آگاہ کرنے کی ضرورت ہے۔
   • یہاں تک کہ اگر آپ کو اپنے ملازمین کو مانیٹرنگ کے بارے میں مطلع کرنے کی ضرورت نہیں ہے ، تب بھی اگر آپ ان کو نہ بتائیں اور انھیں خود ہی پتہ چل جائے تو اس پر ردعمل ہوسکتا ہے۔

3. 

   
   
   تادیبی رہنما خطوط پر بالکل عمل کریں۔ جب کوئی ملازم آپ کی پالیسیوں پر عمل کرنے میں ناکام ہوجاتا ہے تو ، اس بات کو یقینی بنائیں کہ اس انحطاط کے ل the بیان کردہ تادیبی کارروائی کی گئی ہے۔ تمام ملازمین پر یکساں طور پر پالیسیاں لاگو کرنا یقینی بنائیں۔ اپنے ارادوں کے بارے میں واضح رہیں۔ نظم و ضبطی کارروائی کی دستاویز کریں اور ملازم کے دستخطی منصوبوں پر دستخط کریں۔ اگر آپ ان رہنما خطوط پر صحیح طریقے سے عمل کرنے میں ناکام ہوگئے تو ملازمین کو یقین ہوگا کہ آپ کی احتیاط سے طے شدہ پالیسیاں واقعی نفاذ نہیں کی جائیں گی۔

4. 

   
   
   اپنی پالیسیاں وجہ کے اندر رکھیں۔ کثرت سے جانچ پڑتال نہ کریں یا حد سے زیادہ محدود انٹرنیٹ پالیسیاں مرتب کریں۔ ایک نیا باس حوصلہ گھٹا سکتا ہے اور ملازمین کو گھبراہٹ کا احساس دلاتا ہے۔ عمل کے بجائے نتائج پر توجہ دیں۔ اگر کوئی ملازم اچھا کام پیدا کررہا ہے اور کسی ٹیم میں اچھی طرح سے کام کررہا ہے تو ، تفصیلات پر بہت زیادہ باز نہ آؤ۔
   • اپنے اعلی سطح کے عملے کو مزید آزادی دو۔ اگرچہ یہ مناسب ہو گا کہ عارضی یا انتظامی معاون کو آپ کے کاروبار میں تھوڑی سی سرمایہ کاری کرنے والے کو ایسا کمپیوٹر فراہم کرنا ممکن ہو جس کے سامنے آپ کو کسی کھلی جگہ کا سامنا کرنا پڑتا ہے ، لیکن اعلی سطح کے عملہ اعتماد کی توقع کرے گا۔
   • اپنے طور پر کام کرنے کی آزادی اعلی سطح کے عملے کو زیادہ نتیجہ خیز بنائے گی ، کم نہیں۔

طریقہ 4 کا 4: پیداواری صلاحیت کا اندازہ

1. 

   اپنے ملازمین کو چیک کریں۔ وقتا فوقتا اپنے دفتر میں عملے کے ساتھ غیر مقررہ وقت پر چیک ان کریں۔ اگر آپ چلتے پھرتے ، یا فون کو پھانسی دیتے وقت عملہ کا ایک رکن ونڈو سے اکثر "دور" ہوتا ہے تو ، آپ کو کچھ تشویش ظاہر کرنے کی ضرورت پڑسکتی ہے۔ ملازمین کو ذاتی طور پر دیکھنا آپ کے کام کے لئے تعمیری تنقید پیش کرنے میں بھی مدد کرسکتا ہے۔

2. 

   اس کی وضاحت طلب کریں کہ کوئی ملازم کس کام کر رہا ہے۔ ملازمین کو جوابدہ رکھنے کا ایک آسان طریقہ یہ ہے کہ ان کے ساتھ باقاعدگی سے گفتگو کی جائے کہ ان کا کام کیسے چل رہا ہے۔ ان سے پوچھیں کہ آپ کی آخری گفتگو کے بعد سے انھوں نے کیا کیا ہے ، مزید سوالات پوچھتے ہیں اور گفتگو کے فروغ کے ساتھ ہی ان کے جوابات کا اندازہ کریں۔ نتائج کی تفصیلات اور ٹھوس ثبوت طلب کریں۔

3. 

   ملازمین کو ان کے اپنے کام کی دستاویزات بنائیں۔ اپنے ملازم سے سرگرمی کے نوشتہ جات ، چیک لسٹس ، یا پیشرفت کی رپورٹوں میں اپنے کام کی پیشرفت ریکارڈ کروائیں۔ تاہم ، رپورٹس کو زیادہ بوجھ یا "مصروف عمل" نہیں ہونا چاہئے ، لیکن ٹیم کے ممبروں اور انتظامیہ کو یکساں رابطے اور اسی صفحے پر رہنے کی ترغیب دینی چاہئے۔ جب آپ ملازم سے بات کرتے ہو تو رپورٹ میں بیان کردہ کام کا ثبوت مانگنے میں مت ڈریں۔

4. 

   تشخیص جاری ہے۔ اگر آپ پیداوری کے بارے میں فکر مند ہیں تو ، کارکردگی کا ٹھوس ثبوت مانگیں جو پیمائش اور وقت کے پابند ہوں۔ اگر کوئی ملازم پروجیکٹ لیڈر ہے تو سنگ میل طے کریں لیکن اس منصوبے کے لئے منصوبوں اور ٹائم لائن کا مطالبہ بھی کریں۔ پروجیکٹ ٹیم کے تمام ممبران بات چیت کر رہے ہیں اس بات کو یقینی بنانے کے لئے دوسرے عملے سے مل کر چیک کریں۔ طویل مدتی منصوبوں کی پیشرفت کو ذاتی طور پر ٹریک کریں اور ان کی درستگی اور مکملیت کا جائزہ لیں۔
   • مثال کے طور پر ، آپ کسی ایسے ملازم کے لئے ڈیٹا اندراجات کی نگرانی کرسکتے ہیں جو ڈیٹا بیس کا انتظام کرنے کے لئے تفویض کیا جاتا ہے۔ آپ اندراجات کی درستگی ، ان کی درستگی اور کمپنی کے رہنما خطوط پر ان کی پابندی کا اندازہ کرسکتے ہیں۔

5. 

   ملازمین سے بات چیت کے بارے میں دوسروں سے پوچھیں۔ سپلائی کرنے والوں ، صارفین اور دیگر ملازمین سے کسی دیئے گئے ملازم کے ساتھ ان کی بات چیت کے بارے میں پوچھیں تاکہ یہ معلوم ہو کہ یہ ملازم کس طرح برتاؤ کر رہا ہے۔ تاہم ، آپ کو ان مشاہدات کی اہلیت کو بڑھانے کے لئے ایک طریقہ کی ضرورت ہے تاکہ ملازمین کی غیر منصفانہ نمائندگی نہ کی جائے۔ جب یہ معلومات مانگیں تو تاثرات کے بجائے تعامل کے بارے میں تفصیلات طلب کریں۔ تشخیص کی بجائے تعاملات کی تفصیل طلب کریں۔ اور ہمیشہ کھلا خیال رکھیں۔ آپ کو کبھی معلوم نہیں جب کسی ملازم کی غلط تشریح کی جارہی ہے۔

طریقہ 4 میں سے 3: آن لائن سرگرمی کی نگرانی کرنا

1. 

   مانیٹرنگ سافٹ ویئر کا انتخاب کریں۔ مانیٹرنگ سوفٹویئر کو متعدد طریقوں سے ترتیب دیا جاسکتا ہے۔ سب سے پہلے جس چیز پر غور کرنا ہے وہ ایک سرور کے ساتھ ایک مکمل نظام کی ترتیب ہے۔ اس میں اینٹی وائرس اور مالویئر تحفظ ، اور ملازمین کی نگرانی بھی شامل ہوگی۔ اگر آلات کو برقرار رکھنے کے لئے آپ کے پاس آئی ٹی عملہ نہیں ہے تو ، آپ یہ خدمات حاصل کرنے کے لئے بادل پر مبنی سروس جیسے ٹرینڈ مائیکرو بزنس سیکیورٹی یا سیمنٹیک کلاؤڈ کا استعمال کرسکتے ہیں۔ یہ خدمات بہت زیادہ مہنگی نہیں ہیں۔ ہر سال $ 150 کی قیمت ادا کرنے کی توقع کرتے ہیں۔
   • اگر آپ صرف ملازمین کے ویب استعمال کو ٹریک کرنے اور کچھ سائٹوں کو مسدود کرنے کی کوشش کر رہے ہیں تو ، ایک آسان سوفٹ ویئر پیکج کرے گا۔ یہ خدمت سستی ہوگی اور آپ کو ویب صفحات کی نگرانی اور فلٹر کرنے ، کی اسٹروکس دیکھنے اور اسکرین شاٹس پر گرفت کرنے کی اجازت دے گی۔ مثال کے طور پر ، انٹرگارڈ سونار یہ خدمات مہیا کرتا ہے۔
   • کچھ معاملات میں ، آپ مفت ٹریڈنگ سسٹم مفت میں بھی حاصل کرسکتے ہیں۔ مثال کے طور پر ، ایکٹو ٹریک نظام ویب ٹریفک پر نظر رکھتا ہے اور آپ کے لئے ماہانہ رپورٹ تیار کرتا ہے۔

2. 

   نقصان دہ یا نامناسب ویب سائٹوں کو مسدود کریں۔ آجروں کو یہ حق حاصل ہے کہ وہ اپنے ویب صفحات پر نظر رکھیں اور ان ویب سائٹوں کو روکیں جو وہ کاروباری کارروائیوں کے لئے غیر اہم ، غیر مناسب اور ممکنہ طور پر نقصان دہ سمجھتے ہیں۔ بنیادی طور پر ، آجر کچھ خاص ویب سائٹوں کو مسدود کرتے ہیں تاکہ یا تو یہ یقینی بنائے کہ ملازمین نتیجہ خیز ہیں ، جیسے فیس بک یا اسٹاک ٹریڈنگ سائٹوں کو مسدود کرنا جس سے ان کا رخ موڑ جاتا ہے ، یا یہ یقینی بنانا ہے کہ ملازم ساتھی کارکنوں کو ہراساں نہیں کررہے ہیں یا کارپوریٹ جاسوسی کا ارتکاب نہیں کررہے ہیں۔
   • آجر بھی فحش سائٹ یا نفرت انگیز سمجھی جانے والی سائٹوں کو روک سکتے ہیں۔
   • کچھ مانیٹرنگ پیکیج کچھ خاص قسم کی ویب سائٹوں پر وقت کی حد مقرر کرنے کی اجازت دیتے ہیں ، مثال کے طور پر سوشل میڈیا سائٹوں پر ہر دن کی ایک مقررہ رقم کی اجازت۔
   • جب آپ دیکھیں کہ آپ کے ملازمین کسی ویب سائٹ پر جا رہے ہیں جو کام کرنے کے لئے غیرمتعلق ہے ، تو اس ویب سائٹ کو بلاک کریں اور پھر ای میل بھیجیں جس سے یہ یاد دلاتے ہو کہ وہ کمپنی کے وقت پر ہیں۔

3. 

   ای میل کی نگرانی کریں۔ ملازمین کا جواز پیش کرنا ای میلوں کی نگرانی زیادہ مشکل ہے۔ ملازمین کے کسی بھی ای میل کو پڑھنے سے پہلے ، ملازمین کو اس پالیسی کے بارے میں مطلع کیا جانا چاہئے جس سے ان کے ای میل کو پڑھنے کی اجازت مل سکے۔ اس کے علاوہ ، عام طور پر آجر کو اس شبہے کی ایک وجہ درکار ہوتی ہے جس کی وجہ سے وہ ای میلز پڑھنے پر مجبور ہوتا ہے ، جیسے اس ملازم کے ساتھ دستاویزی واقعہ ہوتا ہے۔ آجروں کے لئے ای میلز کو پڑھنے کا جواز پیش کرنا بھی مشکل ہے اگر وہ اصل میں دعوی کرتے ہیں کہ ای میلز خفیہ ہوں گے۔

4. 

   یقینی بنائیں کہ آپ قانون کے مطابق ہیں۔ نگرانی کے کچھ اقدامات آپ کے ملازمین کی رازداری کے حق میں مداخلت کرسکتے ہیں۔ مانیٹرنگ سافٹ ویئر انسٹال کرنے سے پہلے ملازمت کے وکیل سے مشورہ کریں۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ سافٹ ویئر پر دستاویزات موجود ہیں جس پر ملازمین نے دستخط کیے ہیں ، اور یہ کہ ہر کوئی سمجھتا ہے کہ سافٹ ویئر کس لئے ہے۔

طریقہ 4 کا 4: مانیٹرنگ کی دوسری اقسام کا قیام

1. 

   فون کی گفتگو کو ریکارڈ کریں۔ وفاقی قانون آجروں کو ملازم فون پر گفتگو کی نگرانی کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ تاہم ، یہ صرف کاروبار سے متعلق کالوں کے لئے درست ہے ، جیسے صارفین یا سپلائرز کے ساتھ۔ عام طور پر کسی آجر کو ذاتی کالوں کی نگرانی کرنے کی اجازت نہیں ہوتی ہے ، اور جب انہیں یہ احساس ہوتا ہے کہ یہ ذاتی نوعیت کا ہے تو ریکارڈنگ اور نگرانی کرنا بند کردے۔ اس میں صرف ایک استثناء ہے اگر ذاتی فون کالز کو کام کی جگہ کی پالیسی کے ذریعہ واضح طور پر ممنوع قرار دیا گیا ہو۔
   • صوتی میلوں کی ریکارڈنگ اور نگرانی صرف جواز کے ساتھ ہی کی جانی چاہئے ، جیسے بدعنوانی کے دستاویزی شبہے کی طرح۔
   • فون گفتگو کو فون کے نلکوں یا الیکٹرانک ریکارڈنگ سسٹم کا استعمال کرتے ہوئے ریکارڈ کیا جاسکتا ہے۔ کچھ معاملات میں ، یہ آپ کے دوسرے مانیٹرنگ سافٹ ویئر کے ساتھ بندھا جاسکتا ہے۔

2. 

   ویڈیو نگرانی مرتب کریں۔ کاروبار عام طور پر صارفین کی مصنوعات کو چوری کرنے سے روکنے کے لئے ویڈیو نگرانی کا استعمال کرتے ہیں۔ تاہم ، کچھ کاروبار بھی ویڈیو نگرانی کا استعمال کرتے ہوئے یہ یقینی بناتے ہیں کہ ملازمین نتیجہ خیز ہیں اور کاروبار کی پالیسیوں کی خلاف ورزی نہیں کررہے ہیں۔ اس طرح سے ملازمین کی نگرانی کرنا آپ کو ملازمین سے بدتمیزی کا غیر جانبدارانہ ثبوت فراہم کرسکتا ہے اور انہیں مزید مستعدی سے کام کرنے کی ترغیب بھی دے سکتا ہے۔ تاہم ، نگاہ رکھنے کا مستقل احساس ملازمین کو بے چین کر سکتا ہے اور حوصلے پست کرنے کا باعث بن سکتا ہے۔ ان وجوہات کی بناء پر ، ویڈیو نگرانی کے استعمال سے پہلے احتیاط سے پیشہ اور اتفاق پر غور کریں۔
   • بہت سی ریاستوں میں ، ویڈیو نگرانی کو بھی احتیاط سے ریاستی قانون کے ذریعہ منظم کیا جاتا ہے۔ اس نوعیت کی مانیٹرنگ کو نافذ کرنے سے پہلے اپنے ریاستی قوانین سے جانچیں۔
   • مخصوص سرگرمیاں کرنے والے ملازمین کی ویڈیو ٹیپنگ ، جیسے کہ روم روم کا استعمال کرنا یا تبدیل کرنا ، ہمیشہ غیر قانونی ہوتا ہے اور اس کے نتیجے میں مجرمانہ جرمانے ہوسکتے ہیں۔

3. 

   اپنے ملازمین کے مقامات کا سراغ لگائیں۔ کچھ ایپس ، جیسے زورا اور ٹی شیٹس ، آجروں کو اپنے اسمارٹ فونز کے ذریعہ ملازمین کی نقل و حرکت کو ٹریک کرنے کی اجازت دیتی ہیں۔ یہ عام طور پر باہر گھومنے پھرنے کے لئے استعمال ہوتا ہے اور اگر ملازم رضامندی دیتا ہے تو قانونی ہے۔ تاہم ، کچھ ملازمین کو سافٹ ویر کا استعمال کرتے ہوئے 24/7 کا سراغ لگایا جاتا ہے ، جس کی وجہ سے وہ رازداری کی خلاف ورزی پر اپنے آجروں کے خلاف قانونی کارروائی کرسکتے ہیں۔ اگر آپ اس قسم کی پالیسی پر عمل درآمد کرتے ہیں تو ، کسی وکیل سے مشورہ کریں کہ یہ یقینی بنائیں کہ آپ قانونی طور پر ایسا کررہے ہیں۔
   • جہاز رانی یا ڈرائیونگ پر مبنی کاروبار گاڑیوں میں ٹریکر استعمال کرسکتے ہیں تاکہ یہ یقینی بنایا جاسکے کہ ڈرائیور روٹ پر رہیں۔ یہ ایک عام رواج ہے اور عام طور پر قابل قبول ہے۔

برادری کے سوالات اور جوابات

میں 4 ممبروں پر مشتمل ٹیم کا انتظام کر رہا ہوں۔ آپ کس وقت سے باخبر رہنے کے آلے کی تجویز کریں گے؟

میں ویب ورک ٹریکر کی سفارش کرنا چاہتا ہوں۔ میں اسے پہلے ہی 7 ماہ سے اپنی ٹیم کی نگرانی کی ضروریات کے لئے استعمال کر رہا ہوں۔ یہ استعمال کرنا بہت آسان ہے اور اس میں بہت سی کارآمد خصوصیات ہیں جیسے سرگرمی کی سطح ، اسکرین شاٹس ، رپورٹس ، رسیدیں وغیرہ۔ اس سے بھی زیادہ ، یہ دوسرے ایپس کے مقابلے میں زیادہ سستی ہے۔

میں روزانہ کی رپورٹیں کیسے کرسکتا ہوں؟

آپ نگرانی اور نظم و نسق کے تمام سافٹ ویئر کو آزما سکتے ہیں۔ یہ ہر ملازمین کو روزانہ کام کا خلاصہ اکٹھا کرے گا اور روزانہ ، ہفتہ وار ، یا ماہانہ رپورٹ برآمد کرے گا جسے آپ چیک یا ڈاؤن لوڈ کرسکتے ہیں۔

کمپنی نے ایک پالیسی بنائی ہے کہ ہر عملے کو کھیت میں جاتے وقت یا دفتر سے باہر جاتے ہوئے گھڑی چھوڑنی پڑتی ہے ، اور جب وہ واپس آتے ہیں تو گھڑی میں ہی رہنا پڑتا ہے۔ اگر عملہ اس سے انکار کرتا ہے تو میں اس مسئلے کو کس طرح سنبھال سکتا ہوں۔

اپنے ملازمین کو ایسا کرنے پر مجبور کرنا مشکل ہے ، لہذا آپ اپنے مقصد کے حصول کے لئے دوسرا راستہ کیوں نہیں استعمال کرتے ہیں؟ آپ مانیٹرنگ سافٹ ویئر آزما سکتے ہیں۔ یہ کمپیوٹر لاگ ان اور لاگ آؤٹ ٹائم کو خود بخود ریکارڈ کرسکتا ہے ، لہذا یہ آپ کے ریکارڈ کرنا چاہتے ہیں وہ گھڑی میں اور گھڑی آؤٹ کا وقت ہوگا۔ بصورت دیگر ، آپ اپنے ملازمین کو دھمکی دے سکتے ہیں کہ اگر وہ نظام کو درست طریقے سے استعمال نہیں کرتے ہیں تو انہیں درست ادائیگی نہیں کی جائے گی ، لیکن اس کو نافذ کرنے کے ل you آپ کو پریپریڈ ہونا پڑے گا۔ یقینی بنائیں کہ آپ نے اسے قانونی طور پر پوسٹ کیا ہے اور اپنے ملازمین کو ایڈجسٹ کرنے کے لئے کافی وقت دیں۔