مصنف:
Robert White
تخلیق کی تاریخ:
1 اگست 2021
تازہ کاری کی تاریخ:
12 مئی 2024
مواد
آپ ابھی اس کمیٹی کا سکریٹری منتخب یا مقرر ہوئے ہیں جس سے آپ تعلق رکھتے ہیں۔ مبارک ہو! کیا آپ جانتے ہیں کہ منٹ کو کیسے ریکارڈ کرنا ، تیار کرنا اور پیش کرنا ہے؟ اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا اگر آپ قانون ساز بائبل کی پیروی کر رہے ہیں رابرٹ آرڈر کے قواعد کو اپ ڈیٹ کیا گیا یا کم رسمی ترتیبات میں منٹ لکھتے ہو ، اس پر عمل کرنے کے اہم طریقے یہ ہیں۔
اقدامات
حصہ 1 کا 1: ترجیحی تیاری
اپنی تنظیم کے اجلاس کے اصول جانیں۔ اگر سکریٹری سے توقع کی جاتی ہے کہ وہ باقاعدہ منٹ بنائے ، تو پوچھیں کہ آیا یہ گروپ رابرٹ کے رولز آف آرڈر یا کسی دوسرے سرکاری رہنما کی پیروی کرتا ہے۔ مزید غیر رسمی ترتیبات میں ، پوچھیں کہ منٹ میں کیا شامل ہونا چاہئے یا وہ کس طرح استعمال ہوں گے۔
- آپ کو اپ ڈیٹ شدہ رولز آف آرڈر سے اپنے آپ کو واقف کرنے کی ضرورت نہیں ہے ، لیکن ایک کاپی حاصل کرنا یا اس سے قرض لینا مخصوص سوالات کے جوابات دینے میں مددگار ثابت ہوسکتا ہے۔
- اپنے کردار کو بھی جانیں۔ کچھ منٹ کے سکریٹری اجلاس میں شریک نہیں ہوتے ہیں ، جبکہ دیگر کچھ منٹ لیتے ہیں اور اس بحث میں حصہ لیتے ہیں۔ اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ معاملہ کیا ہے ، سکریٹری کوئی دوسرا اہم کردار والا نہیں ہونا چاہئے ، جیسے سہولت کار یا صدر۔
پہلے ایک ماڈل تیار کریں۔ ہر ملاقات کے منٹ کچھ معلومات کو دہرا دیتے ہیں ، لہذا ایک ٹیمپلیٹ آسان حوالہ کے ل a مستقل شکل تشکیل دے گا۔ کم از کم درج ذیل معلومات کے ل space جگہ شامل کریں:- تنظیم کا نام۔
- ملاقات کی قسم: کیا یہ باقاعدہ ، ہفتہ وار یا سالانہ اجلاس ، معمولی کمیٹی کا اجلاس ، یا کسی خاص مقصد کا اجلاس ہے؟
- تاریخ ، وقت اور جگہ شروع اور اختتامی اوقات کے لئے جگہ چھوڑ دیں (منصوبہ بند اور ملتوی)
- اجلاس کے چیئرمین یا قائد اور سکریٹری (یا متبادل) کا نام۔
- "تحائف" اور "غیر حاضر" کی فہرست۔ نوٹ کریں کہ اگر کورم موجود ہے (ووٹ دینے کے ل enough کافی لوگ)
- آپ کے دستخط کے ل. ایک جگہ۔ منٹوں کے لئے ذمہ دار فرد کی حیثیت سے ، آپ ہمیشہ اپنے کام پر دستخط کریں گے ، اور آپ کی تنظیم کی پالیسی کے مطابق ، منٹ کی منظوری کے بعد ایک اضافی دستخط کی ضرورت ہوگی۔
- ایک ایجنڈا ، اگر ایک فراہم کیا جاتا ہے۔ اگر میٹنگ کے چیئرپرسن یا سہولت کار نے آپ سے ایجنڈا تیار کرنے کے لئے نہیں کہا ہے تو ، اس کے پاس کوئی ایسا دستبردار ہونا چاہئے جو اجلاس کے بارے میں آپ کے نوٹ ترتیب دینے میں معاون ہوگا۔
اپنے ساتھ ایک نوٹ بک یا نوٹ بک لیں۔ ایسی کسی چیز کا انتخاب کریں جس سے آپ راحت محسوس ہوں اگر آپ بار بار منٹ لکھ رہے ہیں تو ، اس مقصد کے لئے ایک نوٹ بک الگ رکھیں یا اپنے کمپیوٹر پر فولڈر بنائیں۔- اگر آپ نے کسی پچھلی میٹنگ میں کچھ وقت لیا ہے اور وہ ابھی تک منظوری کے لئے پیش نہیں ہوئے ہیں تو ، انہیں بھی اپنے ساتھ لے جائیں۔
- اگرچہ ایک ریکارڈر آپ کو منٹ بعد میں نقل میں مدد کرسکتا ہے ، لیکن یہ نوٹ لینے کا متبادل نہیں ہے۔ اگر آپ میٹنگ کو ریکارڈ کرنے جارہے ہیں تو ، دیکھیں کہ آیا موجود ہر فرد اس بات پر متفق ہے اور اسے اس لفظ سے لفظی عبارت میں لانے کے لالچ میں نہ ہاریں۔
- شارٹ ہینڈ سیکھنا نوٹ لینے کے عمل کو تیز کرے گا ، لیکن اس کی ضرورت نہیں ہے کہ منٹ تیار کرنے کے لئے ہر لفظ کو لکھ سکے۔ در حقیقت ، آپ کو ایسا کرنے سے گریز کرنا چاہئے۔
- اگر آپ سے میٹنگ کے دوران عوامی طور پر نوٹس لینے کو کہا گیا ہو تو ، پروجیکٹر یا پریزنٹیشن ایزل استعمال کریں اور نوٹ کو دھندلاپن کے بعد گھر لے جائیں ، تاکہ آپ ان کو منٹ میں داخل ہونے کے لئے استعمال کرسکیں۔
حصہ 4 کا حصہ: اجلاس کے بارے میں نوٹس لینا
حاضری کی فہرست پیش کریں۔ ایک بار جب سب موجود ہوجائیں تو ، ہر شخص کو اپنا نام اور رابطے کی معلومات لکھنے کے لئے جگہ کے ساتھ کاغذ کا ایک ٹکڑا (یا زیادہ ، بڑی ملاقاتوں کے لئے) تقسیم کریں۔ آپ اس فہرست کو میٹنگ کے بعد اپنے ماڈل کے تحائف سیکشن کو بھرنے کے لئے استعمال کرسکتے ہیں یا اس فہرست کو خود ہی مکمل منٹوں سے جوڑ سکتے ہیں۔- اگر آپ ان میں سے بہت سارے لوگوں کو نہیں جانتے ہیں تو ، مقامات کی ایک میز کا خاکہ بنائیں اور ہر ایک سے اپنا تعارف کروانے کو کہتے ہوئے اسے پُر کریں۔ نوٹ بناتے وقت اسے ہاتھ میں رکھیں تاکہ آپ جب مناسب ہو تو لوگوں کو نام سے پکاریں ، جیسا کہ ذیل میں بحث کی جائے گی۔
جتنا ہو سکے اپنے نمونے بھریں۔ جب آپ میٹنگ کے شروع ہونے کے منتظر ہیں ، تو تنظیم کا نام ، اجلاس کی تاریخ اور جگہ اور قسم (جیسے ہفتہ وار ، خصوصی کمیٹی کا اجلاس وغیرہ) لکھ دیں۔ جب یہ شروع ہوتا ہے تو ، شروعات کا وقت ریکارڈ کریں۔
- اگر آپ کے پاس ٹیمپلیٹ نہیں ہے تو ، اپنے نوٹ کے اوپری حصے میں اس معلومات کو ریکارڈ کریں۔
- اگر میٹنگ کو کسی خاص مقصد کے لئے یا کسی خاص وقت پر بلایا گیا ہو تو ، اس نوٹ کو محفوظ کریں جو ممبروں کو مطلع کرنے کے لئے بھیجا گیا تھا اور اسے نقل کرنے کے چند منٹ بعد اس سے منسلک کریں۔
پہلی تحریک کا نتیجہ لکھیں۔ زیادہ تر باضابطہ ملاقاتیں کسی ایجنڈے کو اپنانے کی تحریک کے ساتھ شروع ہوں گی ، لہذا یہ اقدام اس طریقہ کار کو بطور مثال استعمال کرے گا۔ اگر میٹنگ کسی مختلف تحریک کے ساتھ شروع ہوتی ہے تو ، اس سے متعلق تمام معلومات لکھ دیں:
- عام طور پر اس تحریک کی شروعات "میری تجویز" سے ہوتی ہے۔ عام طور پر "میں اس ایجنڈے کو اپنانے کی تجویز کرتا ہوں"۔
- تجویز کنندہ کا نام (جس شخص نے تحریک پیش کی تھی)۔
- ووٹ کا نتیجہ۔ اگر یہ مثبت ہے تو ، "تحریک قبول ہوگئ" لکھیں۔ بصورت دیگر ، "تحریک مسترد" لکھیں۔
- اگر آپ ان کو مناسب طریقے سے لکھ نہیں سکتے ہیں تو آپ تحریری طور پر طویل تحریر بھیجنے کے لئے کہہ سکتے ہیں۔ اگر یہ مسئلہ متواتر ہوتا ہے تو ، ملاقاتوں کے مابین پوچھیں کہ کیا اس پالیسی کو کچھ خاص الفاظ سے زیادہ الفاظ کے محرکات کے لئے سرکاری بنایا جاسکتا ہے۔
- اگر آپ نے ایجنڈا تیار کیا ہے تو ، آپ اس تحریک کے حامی اور منٹوں کے سکریٹری ہو سکتے ہیں۔ جب تک آپ معروضی رہتے ہیں ، اپنے اعمال کو رجسٹر کرنے میں کوئی حرج نہیں ہے۔
میٹنگ کے دوران سامنے آنے والے کوئی اور محرکات لکھیں۔ تمام گفتگو کو غور سے سنیں ، جب تک کہ دوسری صورت میں ہدایت نہ کی جائے ، ان کو ریکارڈ نہ کریں جب کوئی نئی تحریک بن جاتی ہے تو ، متعلقہ معلومات لکھ دیں۔
- یاد رکھیں کہ ہر تحریک میں اپنے عین مطابق الفاظ ، تجویز کنندہ کا نام اور ووٹ کا نتیجہ شامل ہونا چاہئے۔
- ووٹ ڈالنے سے پہلے کچھ حرکات کی حمایت کرنے کی ضرورت ہے۔ اگر کوئی کہتا ہے کہ "میں تحریک کی حمایت کرتا ہوں" یا اس سے بھی کچھ ایسی بات ہے تو ، اس شخص کا نام حامی کے طور پر لکھ دیں۔
- اگر آپ کو حامی کا نام معلوم نہیں ہے یا تحریک کو دہرانے کی ضرورت ہے تو ، ملاقات کے لئے نرمی سے پوچھیں۔ معلومات کو درست لکھنا ایک چھوٹی سی مداخلت کی ضمانت کے لئے کافی ضروری ہے۔
- اگر کسی تحریک میں ترمیم حاصل ہوتی ہے تو ، تحریک کے الفاظ اپنے نوٹ میں تبدیل کریں۔ یہ نوٹ کرنے کی ضرورت نہیں ہے کہ کوئی ترمیم واقع ہوئی ہے ، جب تک کہ یہ متنازعہ نہ ہو اور زیادہ بحث مباحثہ نہ کرے۔
رپورٹس سنیں اور ان کی کاپیاں حاصل کریں۔ جب بھی کوئی رپورٹ ، خبر کی شے یا اس جیسی آواز بلند آواز سے پڑھی جائے تو ، دستاویز کے نام اور اس کو کون پڑھ رہا ہے یا سب کمیٹی جس نے اس کا مسودہ تیار کیا ہے اس پر ایک نوٹ بنائیں۔ اگر کوئی تحریک پڑھنے کے بعد چلتی ہے تو ، اس کو اسی طرح ریکارڈ کریں جیسے آپ کو کوئی دوسرا ہوتا ہے۔
- اجلاس کے اختتام پر ایک کاپی حاصل کرنا زیادہ عملی ہے۔ بعد میں ایک کاپی کے لئے قاری یا اجلاس کے رہنما سے پوچھنے کے لئے نوٹ بنائیں اور اس کاپی کو نقل کردہ منٹ میں منسلک کریں۔
- اگر کوئی کاپیاں دستیاب نہیں ہیں تو نوٹ کریں کہ اصل دستاویز کہاں رکھی گئی ہے۔ ملاقات کے بعد آپ کو یہ معلومات طلب کرنے کی ضرورت پڑسکتی ہے۔
- اگر کوئی ممبر کسی دستاویز کو پڑھنے کے بجائے زبانی رپورٹ بناتا ہے تو ، تفصیل میں جانے کے بغیر یا اسپیکر کے لفظی حوالہ پیش کیے بغیر رپورٹ کا ایک مختصر اور معقول خلاصہ تحریر کریں۔
کی گئی کارروائیوں یا پرچم لگانے کی ریکارڈ کریں۔ اس میں آخری میٹنگ میں تفویض کردہ کاموں کی جانچ کرنا اور نئی کاروائیاں شامل ہیں۔ کیا کوئی خط لکھنے کے لئے رہا؟ اس شخص کا نام اور ہدایات لکھیں۔
- میٹنگ کی رسمی حیثیت پر منحصر ہے ، ان میں سے بہت سے اقدامات "تحرک" کی درجہ بندی میں آسکتے ہیں۔ کم رسمی ملاقاتوں میں ، واضح طور پر کم منظم فیصلوں کے ل your بھی اپنے کانوں کو کھلا رکھنا ضروری ہے۔
- اگر کوئی فیصلہ دیا گیا ہو تو ، کسی فیصلے کے پیچھے استدلال کا مختصر طور پر ذکر کریں۔
آرڈر اور فیصلوں کے تمام نکات کو ریکارڈ کریں۔ جب بھی کسی طریقہ کار پر کوئی اعتراض ہوتا ہے تو ، مکمل اعتراض اور اس کی بنیاد کے ساتھ ساتھ صدر کے ذریعہ کیے گئے پورے فیصلے بھی لکھ دیں۔
- رابرٹ کے رول آف آرڈر ، تنظیم کی پالیسیاں یا کمپنی پروٹوکول کے بارے میں کوئی حوالہ شامل کریں۔
اگر درخواست کی گئی ہو تب ہی مباحثوں کے خلاصے لکھ دیں۔ سرکاری طور پر ، منٹوں کا ریکارڈ جو کچھ تھا کیا، نہیں کیا تھا کہاتاہم ، تنظیم کی طرف سے آپ سے کی گئی مخصوص درخواستوں کو پورا کریں۔
- بحث مباحثے کو ریکارڈ کرتے وقت ، ہر ممکن حد تک مقصد بنیں۔ مخصوص نکات شامل کریں ، آراء نہیں ، اور صفتوں اور صفتوں کے استعمال کو کم سے کم کریں۔ آپ کا مقصد خشک ، حقائق اور تکلیف دہ انداز میں لکھنا ہے!
- گفتگو کے خلاصے کے دوران لوگوں کو نام نہ دیں۔ خاص طور پر یہ ضروری ہے کہ ایسا نہ کریں کہ گرما گرم مباحثے میں آپ کو تکلیف پہنچے۔
میٹنگ کے اختتام پر اختتام کو باندھیں۔ ختم ہونے کے وقت لکھ دیں اور یاد رکھیں کہ رپورٹس کی کاپیاں حاصل کریں یا کسی کو یاد دلائیں کہ وہ آپ کو بھیجیں۔
- اپنے نوٹ پر ایک نظر ڈالیں تاکہ یہ معلوم ہوسکے کہ کیا کچھ غائب ہے یا وضاحت کی ضرورت ہے۔ اگر آپ کو کسی سے کچھ پوچھنے کی ضرورت ہو تو ، اس شخص کے جانے سے پہلے ہی کریں۔
4 کا حصہ 3: منٹ کی نقل کرنا
جتنی جلدی ہو سکے اس عمل کو شروع کریں۔ اجلاس کے فورا بعد سرکاری منٹ کی نقل کرنا بہتر ہے ، جب واقعات آپ کے ذہن میں تازہ ہوں گے۔
میٹنگ کے لئے نوٹ ٹائپ کرنے کے لئے کمپیوٹر کا استعمال کریں۔ اگر آپ نوٹ بک استعمال کرتے ہیں تو آپ نے یہ پہلے ہی کر لیا ہو گا۔ اپنے نوٹوں کو محفوظ کریں اور منٹ کے ل document ایک نئی دستاویز شروع کریں ، تاکہ آپ دونوں چیزوں کا ساتھ ساتھ موازنہ کرسکیں۔
اپنے نوٹوں کو منظم پیراگراف میں شکل دیں۔ ہر نئی تحریک ، فیصلہ یا پوائنٹ آف آرڈر اپنے پیراگراف میں ہونا چاہئے۔ ان کی شکل دینے پر ، یہ یقینی بنائیں کہ:
- آپ نے صحیح ہجے اور گرائمر استعمال کیا۔ اگر آپ کو ضرورت ہو تو ہجے چیکر استعمال کریں۔
- اس نے اسی عبارت کو پورے متن میں استعمال کیا۔ کامل ماضی اور حال کو استعمال کریں ، لیکن ایک ہی دستاویز میں ان کو متبادل نہ بنائیں۔
- یہ جتنا ممکن ہو مقصد تھا۔ آپ کی رائے منٹوں میں ظاہر نہیں ہونی چاہئے ، کیوں کہ آپ ایک ایسا مقصد ریکارڈ بنانے کے خواہاں ہیں جس کو ہر کوئی استعمال کرسکے۔
- وہ آسان اور درست زبان استعمال کرتا تھا۔ کسی بھی مبہم زبان کو عین مطابق الفاظ کے ساتھ تبدیل کرنا ضروری ہے ، اور زیبائش پذیر تفصیل کو حذف کرنا ہوگا۔
- اس میں صرف کئے گئے اقدامات شامل تھے ، مباحثے کو نہیں۔ جب تک آپ سے بات چیت لکھنے کو نہ کہا جائے ، اس پر توجہ دیں کیا، نہیں کیا تھا کہا.
- اس نے صفحات کو آسانی سے حوالہ دینے کیلئے نمبر بنایا۔
منٹ کا مسودہ ممبران میں بانٹ دیں۔ حاضری کی شیٹ پر رابطہ کی معلومات کا استعمال کرتے ہوئے ہر ایک کو ایک کاپی ارسال کریں۔ اگر آپ کے پاس یہ معلومات نہیں ہے تو ، میٹنگ قائد آپ سے رابطہ کرنے کے قابل ہوجائے۔
منٹ کی منظوری حاصل کریں۔ آپ کو اگلی میٹنگ میں اسے بلند آواز سے پڑھنے اور منظوری کے لئے بھیجنے کے لئے کہا جاسکتا ہے۔اگر تحریک منظور ہوجاتی ہے تو ، اسے لکھ دیں۔
- اگر منٹ قبول کرنے سے پہلے درست کردیئے گئے ہیں تو ، دستاویز میں تبدیلیاں کریں اور آخر میں اس بات کی نشاندہی کریں کہ مخصوص تصحیح کو بیان کیے بغیر منٹ درست کردیئے گئے تھے۔
- اگر کوئی تحریک منظور ہونے کے بعد منٹ کو درست کرنے کے لئے بنائی گئی ہے تو ، اس تحریک کے عین مطابق الفاظ کو متعلقہ منٹ میں شامل کریں اور چاہے وہ منظور شدہ ہو۔
حصہ 4 کا 4: میٹنگ کے منٹ کے ایک ٹیمپلیٹ کا استعمال
میٹنگ ٹیمپلیٹ سائٹ پر جائیں۔ یہ پہلے سے تیار کردہ ٹیمپلیٹس منٹ کو منظم کرنے اور غلطیوں کو روکنے میں مدد فراہم کریں گے۔
ہر سائٹ کو دیکھنے میں وقت گزاریں۔ ان کی تلاش کی خصوصیات کا استعمال کریں اور آپ کے ل one بہترین تلاش کرنے کے ل the اختیارات سے گزریں۔
- اگر آپ کو کسی مخصوص ماڈل کی ضرورت ہے ، جیسے عام یا معیاری ، اپنی مخصوص ضروریات کے لئے ویب سائٹ تلاش کریں اور مناسب بٹنوں پر کلک کرکے ماڈلز کو ڈاؤن لوڈ کریں۔ انہیں تلاش کرنے میں آسان مقام پر محفوظ کریں تاکہ آپ انہیں کھوئے نا۔
فائل کھولیں۔ اسے ڈاؤن لوڈ کرنے کے بعد ، ان زپ کریں اور اسے مائیکرو سافٹ ورڈ یا ایکسل میں کھولیں۔ معیار کو بہتر بنانے اور استعمال میں آسانی کے ل Microsoft ، مائیکروسافٹ ورڈ کا تازہ ترین ورژن استعمال کریں ، کیونکہ اسے تازہ ترین رکھنے سے چیزیں آسان ہوجائیں گی اور آپ کو نئی خصوصیات سے فائدہ اٹھانے کی اجازت ہوگی۔
ہیڈر میں اپنی کمپنی کا لوگو اور کاپی رائٹ شامل کریں۔ نمونہ کا لوگو حذف کریں ، لیکن استعمال کی شرائط کو پہلے پڑھے بغیر نہیں کہ آپ نے ماڈل حاصل کیا۔ بہرحال ، قانونی مسائل کی ضرورت نہیں ہے ، ہے نا؟
عنوان تبدیل کریں۔ عنوان کے علاقے میں ، "میٹنگ / گروپ" کے الفاظ کو اجاگر کریں اور اپنے منٹوں کا عنوان لکھیں۔
تھیم کو تبدیل کریں (اختیاری) اپنے منٹ کے ماڈل کو مزید خوبصورت اور زیادہ پیشہ ورانہ بنانے کے لئے ، رنگوں کو تبدیل کرنے یا ریڈی میڈ تھیم کا انتخاب کرنے پر غور کریں۔ یہ آسان ہے: "پیج لے آؤٹ" ٹیب ڈھونڈیں اور اس کو "رنگ اور موضوعات" کے سیکشن پر فالو کریں۔ وہاں ، آپ اپنے ماڈل کی ظاہری شکل کو اپنی مرضی کے مطابق بنا سکتے ہیں اور یہاں تک کہ اسے اپنی کمپنی کے لوگو کے رنگوں سے مماثل بنا سکتے ہیں۔
ٹیمپلیٹ کے حصوں کو نام دیں۔ پورے ماڈل میں فیلڈ کے متعدد نام ہونے چاہ.۔ آپ کو زیادہ سے زیادہ کی ضرورت ہوسکتی ہے ، یا پھر بھی آپ کو یہ پسند نہیں ہے کہ حصوں کے نام کیسے رکھے گئے ہیں۔ اپنی ملاقات کی ضروریات کو پورا کرنے کے لئے ان کی تخصیص کریں۔
ٹیمپلیٹ کو اپنی نوٹ بک میں محفوظ کریں تاکہ آپ اسے میٹنگوں میں لے جاسکیں اور منٹ بنانا شروع کرسکیں۔ اگر آپ مائیکرو سافٹ آفس کا استعمال جاری رکھتے ہیں تو ، چیزیں تیز اور آسان ہوجائیں گی اور آپ میٹنگ کو پہلے سے کہیں زیادہ منظم اور زیادہ درست طریقے سے پیروی کر سکتے ہیں۔ متبادل کے طور پر ، آپ اپنے نمونے کو ہاتھ سے لکھ کر پرنٹ کرسکتے ہیں ، لیکن کھیتوں کی اونچائیوں کو اپنے پاس رکھیں تاکہ آپ اپنی ضرورت کے مطابق زیادہ سے زیادہ معلومات رکھ سکیں۔
اپنے ماڈل کا جائزہ لیں۔ مبارک ہو! آپ کے اجلاس کے منٹ کا ٹیمپلیٹ مکمل ہے۔ میٹنگوں کے دوران آپ کی پیداوری اور درستگی میں تیزی سے اضافہ متوقع ہے ، اب جب آپ کے پاس آپ کی رہنمائی کرنے اور اپنے خیالات کو منظم کرنے کا ایک نمونہ ہے۔ کسی بھی پروجیکٹ کی طرح ، تفصیلات پر نظرثانی کریں کہ یہ دیکھنے کے لئے کہ کوئی چیز گم ہے یا پریشان کن ہے۔ ایک بار جب آپ کو یقین ہو جائے کہ سب کچھ ترتیب میں ہے تو ، آپ اپنا ماڈل ختم کر لیں گے اور اگلی ملاقاتوں کے لئے تیار ہوجائیں گے۔
اشارے
- جلسے ختم ہونے کے ٹھیک منٹ بعد ہی داخل کریں ، کیونکہ ان کو رکھنا بہتر ہے جبکہ واقعات ابھی بھی ذہن میں تازہ ہوں۔ شرکاء کے لئے یہ بھی ضروری ہے کہ اجلاس ختم ہونے کے بعد جلد از جلد ان اقدامات کی ایک کاپی حاصل کریں جس کی انہیں ضرورت ہے۔
- جتنا قریب ہو سکے اجلاس کے قائد کے پاس بیٹھ جائیں تاکہ آپ سب کچھ سن سکیں اور اپنی آواز بلند کیے بغیر وضاحت طلب کرسکیں۔
- فائل پر منٹ کو کسی محفوظ جگہ پر رکھیں۔
- لوگوں سے اپنی تحرکات لکھنے کو کہیں تاکہ انہیں موقع پر ان کا اندراج نہ کرنا پڑے۔
- کسی بھی وقت مداخلت کرنے اور وضاحت طلب کرنے سے نہ گھبرائیں۔
- منٹ بہت اہم ہیں: وہ رکھے جاتے ہیں اور برسوں بعد استعمال ہوسکتے ہیں۔ اگر مسئلہ قانونی ہے ، مثال کے طور پر ، کسی کی شہرت منٹوں پر منحصر ہوسکتی ہے۔
- کے کچھ حصے پڑھیں رابرٹ آرڈر کے قواعد کو اپ ڈیٹ کیا گیا، خاص طور پر وہ سیکشن جو سیکرٹری ہونے کی بات کرتا ہے۔
- چیزیں جیسے ہوتے ہیں لکھ دیں۔ اگر ایک ہی موضوع دو بار سامنے آتا ہے تو ، اسے ایک ساتھ گروپ نہ کریں۔
انتباہ
- منٹ میں بہت زیادہ تفصیلات نہ لگائیں۔ یہاں تک کہ اگر آپ سے مباحثے کو ریکارڈ کرنے کے لئے کہا جائے تو ، انھیں ہر ممکن حد تک مختصر اور مقصد کے مطابق رکھیں۔ خود کو صرف ان اہم نکات کی اطلاع دہندگی تک محدود کردیں جو ابھرتے ہیں ، یا آپ مغلوب ہوجائیں گے اور دستاویزات کو غیر ضروری تفصیلات سے پُر کریں گے۔
- منٹوں کے لئے ذمہ دار شخص کی ذاتی ترجمانی اور احساسات ریکارڈ میں داخل نہیں ہونے چاہئیں۔
- اگر میٹنگ کا حصہ خفیہ ہے ، نہیں رپورٹ کرنے کے لئے. اس کے بجائے ، لکھیں کہ "بورڈ نے اطلاع دی کہ بحث خفیہ ہے۔ لہذا یہ ریکارڈ نہیں کیا گیا۔"
- اگر آپ سے کسی خفیہ گفتگو کو ریکارڈ کرنے کے لئے کہا جاتا ہے ، جیسے وکیل اور آپ کے مؤکل کے مابین ملاقات ، ایک منٹ میں ایسا کریں الگ کیا اور اسے عام اجلاس کے منٹوں سے دور رکھیں۔ اسے خفیہ کے بطور نشان زد کریں اور واضح کریں کہ اس تک کس کی دسترس ہوگی۔
