مواد

• اقدامات

ہم سب جانتے ہیں کہ کام پر منظم ہونا ضروری ہے۔ اس کے باوجود ، یہ بہت سارے لوگوں کے لئے ایک نہ ختم ہونے والی جنگ ہے۔ یقین کریں یا نہیں ، منظم رہنا اتنا مشکل کام نہیں ہے جتنا اسے لگتا ہے۔ عادات اور جاری حلوں میں کچھ تیز تبدیلیاں اس عمل کو آپ کے سوچنے سے کہیں زیادہ آسان بنا سکتی ہیں۔

اقدامات

طریقہ 4 میں سے 1: اپنی جگہ اور وقت کا انتظام کرنا

1. 

   اپنی سرگرمیوں کی نگرانی کریں۔ کئی دن تک ، اپنی کئی سرگرمیاں ایک ڈائری میں ریکارڈ کریں۔ اس سے آپ کو قطعی طور پر یہ سمجھنے میں مدد ملے گی کہ آپ کیا سمجھتے ہیں ، اور آپ کو تنظیمی اور پیداوری کی ناکامیوں کا ابتدائی احساس ملے گا۔ اس کے علاوہ ، آپ کو یہ مشق اپنے مجموعی اہداف کو ذہن میں رکھتے ہوئے انجام دینی چاہئے۔ سرگرمی کی ڈائری کے ذریعہ ، آپ یہ جان سکیں گے کہ کون سے کام آپ کا وقت ضائع کرسکتے ہیں اور کون سے کام آپ کے مقاصد میں حصہ ڈال سکتے ہیں۔

2. 

   
   
   اپنے اعلی پیداوری کے نظام الاوقات کا تعین کریں۔ کچھ لوگ صبح کے وقت نتیجہ خیز ہوتے ہیں ، جبکہ کچھ لوگ جلدی اٹھنے کے خیال سے نفرت کرتے ہیں۔ آپ کو دن کے ان حصوں کا اندازہ ہوسکتا ہے جو آپ کو زیادہ نتیجہ خیز بناتے ہیں۔ آپ کی ترجیحات سے قطع نظر ، رات ، صبح ، کھانے کے وقت یا اس سے پہلے یا "رش کے وقت" سے پہلے یا اس کے بعد ، اپنی پیداواری کو زیادہ سے زیادہ بنانے کے لئے ان ادوار کا فائدہ اٹھائیں۔

3. 

   
   
   ترجیح دیں آپ کے کام ہم سب جانتے ہیں کہ کچھ کام دوسروں سے زیادہ اہم ہیں۔ تاہم ہم ان کو ہمیشہ ترجیح نہیں دیتے ہیں۔ مثال کے طور پر ، ایک ایسا نظام تیار کریں جو یاد دہانیوں کے ذریعہ کاموں کی درجہ بندی کرے جس میں ایمانداری اور لچک کے ساتھ جھنڈے یا ستارے جیسے برانڈ شامل ہوں۔ ورچوئل ہو یا جسمانی ، ان یاددہانیوں کو اپنے کمپیوٹر یا ڈیسک کے قریب رکھیں۔ فہرست میں شامل اولین ترجیحی اشیا میں اپنا زیادہ وقت اور توانائی وقف کریں۔ مثالوں میں مختصر ڈیڈ لائن والے کام شامل ہوسکتے ہیں ، جیسے چیزیں جو آپ کو دن کے اختتام یا اگلے دن تک پہنچانی چاہ.۔ آپ صارفین ، مالکان یا دیگر افراد کے جوابات کو بھی ترجیح دے سکتے ہیں جو پیدا ہونے والے اخراجات کے ذمہ دار ہیں۔ اور ، اگر آپ کو یقین نہیں ہے کہ کوئی کام کتنا حساس یا اہم ہے ، تو یہ پوچھنا ہمیشہ ہی اچھا ہے۔

4. 

   
   
   فوری کاموں کو فوری طور پر مکمل کریں۔ تمام کاموں کو کسی خاص وقت کے لئے ترجیحی اور شیڈول بنانے کی ضرورت نہیں ہے۔ ان میں سے کچھ کی منصوبہ بندی یا شیڈولنگ میں ان کو مکمل کرنے میں زیادہ وقت لگ سکتا ہے۔ اگر ایسا ہے تو ، اور آپ یہ کام فورا! مکمل کرسکتے ہیں ، لطف اٹھائیں! اس طرح سے ان رکاوٹوں سے نمٹنے میں آپ کو تاخیر سے بچنے میں بھی مدد ملے گی۔

5. 

   بے ترتیبی اور کام کے سامان کو منظم کریں۔ ہمارے جدول خرابی کے مناظر سے لے کر تباہی کے مناظر تک آسانی سے فلموں کے لائق ہیں - جو تنظیم کو مشکل بناتا ہے۔ یہاں تک کہ کچھ لوگ سخت صفائی کی پالیسیوں کے تحت بھی کام کرتے ہیں۔ اگرچہ یہ ضروری نہیں ہیں ، لیکن اپنے ورک سٹیشن کو صاف کرنے کے ل some کچھ اقدامات کریں۔
   • آرڈر دوبارہ شروع کریں۔ ردی کی ٹوکری میں پھینک دیں اور جو مواد آپ کی ضرورت ہے اسے منظم انداز میں محفوظ کریں۔ جب بھی ممکن ہو بے ترتیبی کو صاف کریں: وقفوں کے دوران یا کاموں کے درمیان۔
   • گندگی کو صاف کریں جو آپ پیدا کرتے ہیں۔ لہذا ، آپ کو بعد میں صفائی کے بارے میں فکر کرنے کی ضرورت نہیں ہوگی۔ مزید برآں ، یہ موجودہ عارضہ کو مستقبل میں آپ کے ٹیبل پر رہنے سے بچائے گا۔
   • اپنی ضرورت کی فراہمی کو اپنی انگلی پر رکھیں۔ ظاہر ہے ، آپ کے آس پاس کی ہر چیز انتشار کی علامت نہیں ہے۔ دستیاب ٹولز کا استعمال آپ کے وقت کی بچت کرتا ہے اور آپ کی قیمتی جگہ کا اچھ useا استعمال کرتا ہے۔

6. 

   سرگرمیوں اور تقرریوں کے لئے وقت طے کریں. کچھ لوگ صرف ملاقاتوں کا شیڈول رکھتے ہیں ، لیکن ضروری سرگرمیوں کی فہرستیں نہیں بناتے ہیں۔ انتہائی اہم کاموں کا نیز تقرریوں کا شیڈول مفید ثابت ہوسکتا ہے۔ آپ مخصوص کاموں کو "گروپ" بھی کرسکتے ہیں۔ مثال کے طور پر: صرف منگل اور جمعرات کو میٹنگوں کا شیڈول بنائیں۔ اپنے لئے تخلیقی وقت مختص کرنے یا غیر متوقع واقعات کو ایڈجسٹ کرنے کے ل free اپنے کیلنڈر پر بھی مفت وقت رکھیں۔
   • ایجنڈا اور کیلنڈر استعمال کریں۔ یہ اوزار پیپر یا ورچوئل ہوسکتے ہیں ، جیسے آئی کیلیڈر اور گوگل اب جیسے ایپلی کیشنز کی شکل میں۔
   • اپنی سرگرمیوں کو زمرے میں الگ کریں۔ رنگوں کے ذریعہ سرگرمیوں کی درجہ بندی کرنا یا علیحدہ کرنا آپ کو اہم چیز کی فوری نظریاتی یاد دہانی کراسکتا ہے۔ ان زمروں میں شامل ہوسکتا ہے ، مثال کے طور پر: خط و کتابت ، منصوبے ، واقعات ، ملاقاتیں ، گفتگو اور یہاں تک کہ وقفے یا جسمانی ورزشوں کے اوقات۔
   • اپنی ٹکنالوجی کو بہتر بنائیں۔ ورچوئل کیلنڈرز اور ای میل پلیٹ فارم ، جیسے آؤٹ لک ، آپ کی فہرستوں ، آپ کے روابط اور اپنے پتے کو یکجا کرسکتے ہیں۔ یہ نہ صرف ہر چیز کو زیادہ موثر بناتا ہے ، بلکہ یہ آپ کے سوچنے کے عمل کو بھی موزوں بناتا ہے۔
   • جب بھی ممکن ہو تو ، کاموں کو پیش کریں۔ ایک دن کے کام کی شدت کو دیکھتے ہوئے ، یہ بھولنا آسان ہے کہ آپ کو ہر کام خود کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ کسی معاون کو کام سونپیں یا ، اگر آپ خاص طور پر کام کاج میں مبتلا ہیں تو ، کسی ساتھی سے آپ سے احسان کرنے اور مخصوص کاموں میں مدد کرنے کو کہیں۔ جب آپ سب کچھ پرسکون ہوجاتے ہیں تو آپ انہیں انعام دے سکتے ہیں۔

طریقہ 4 میں سے 2: منظم طریقے سے اپنے ای میل کا خیال رکھنا

1. 

   مقررہ اوقات میں اپنے ای میلز کی جانچ کریں۔ ہر ایک کو اپنے ان باکس میں قائم رہنے کی ضرورت نہیں ہے ، کیونکہ موصولہ بہت سے پیغامات اتنے ضروری نہیں ہیں۔ اگر آپ کسی ایسے مقام پر کام کرتے ہیں جس میں ای میلز پر فوری ردعمل کی ضرورت نہیں ہوتی ہے تو ، مقررہ اوقات میں اپنے ان باکس کو چیک کریں - دن میں تقریبا three تین یا چار بار۔

2. 

   محفوظ شدہ دستاویزات اپنے ان باکس میں پیغامات ڈھیر کرنے کی بجائے فولڈرز اور لیبلوں سے فائدہ اٹھائیں۔ آؤٹ لک میں فولڈرز اور سب فولڈرز ہیں ، جبکہ جی میل میں لیبلز اور متعدد الگ الگ ان باکس موجود ہیں۔ اگر آپ صحافی ہیں ، مثال کے طور پر ، آپ کے فولڈرز کو "موجودہ رپورٹس" ، "مستقبل کی رپورٹیں" ، "پرانی خبریں" ، "انٹرویوز اور ذرائع" اور "کہانیاں اور نظریات" کہا جاسکتا ہے۔
   • حذف کریں اور محفوظ کریں۔ پرانا اور اہم میل محفوظ شدہ دستاویزات کریں اور باقی کو حذف کریں۔ مذکورہ مثال میں ، "اولڈ رپورٹس" فولڈر صحافی کی فائل کے طور پر کام کرتا ہے۔ جب آپ پرانے ای میل پیغامات کو حذف کرنا شروع کردیں گے ، آپ حیران ہوں گے کہ کتنے آئٹمز کوڑے دان میں جاتے ہیں اور کتنی اشیاء محفوظ ہیں۔ کچھ لوگ اپنے ان باکس کو خالی رکھنا بھی پسند کرتے ہیں - ایک بھی پیغام کو بغیر پڑھے ہوئے چھوڑنا (یا ان باکس میں کوئی پیغام نہیں چھوڑنا)۔ فولڈرز اور لیبل استعمال کرنے کے علاوہ ، آپ "محفوظ شدہ دستاویزات" فنکشن کا استعمال کرتے ہوئے باکس کو خالی کرسکتے ہیں ، کام پر وقفوں کے دوران پرانے ای میلز کو حذف کرتے ہیں یا اکاؤنٹ آرگنائزنگ ایپلی کیشنز کا استعمال کرتے ہیں۔

3. 

   جب بھی یہ سب سے زیادہ موثر ہو تو ، مواصلات کی دیگر اقسام کا استعمال کریں۔ کبھی کبھی ، ایک عام فون کال اس مسئلے کو حل کر سکتی ہے جس میں دس ای میلوں کے تبادلے کی ضرورت ہوتی ہے۔ اگر ایسا ہے تو ، اس شخص کو فون کریں! اگر آپ جانتے ہیں کہ ای میلز کا تبادلہ کرنے سے بحث و مباحثہ ہوگا یا بہت سارے پیغامات شامل ہوں گے تو ، فون پر بات کرنا بہتر ہوگا۔ اس طرح ، آپ الیکٹرانک پیغامات کے ذریعہ طویل اور طویل بحث سے پرہیز کرتے ہوئے مزید تفصیلات حاصل کرنے میں کامیاب ہوجائیں گے۔ یہاں تک کہ آپ کسی ساتھی کو ای میل بھی بھیج سکتے ہیں اور کچھ ایسا کہہ سکتے ہیں کہ "اس موضوع پر میرے پاس آپ کے لئے بہت سارے سوالات ہیں۔ ہوسکتا ہے کہ ہمیں ایک دوسرے سے بات کرنی چاہئے۔ کیا میں آپ کو پانچ منٹ میں کال کرسکتا ہوں؟"

4. 

   رکاوٹوں کو محدود کریں۔ اگرچہ اسٹریٹجک وقفے کارآمد ہیں ، کام کے اوقات کے دوران رکاوٹیں ایسی نہیں ہیں۔ وہ آپ کو کم کرسکتے ہیں ، آپ کی کام کی رفتار کو توڑ سکتے ہیں اور آپ کو اپنی سوچنے کا طریقہ کھو سکتے ہیں۔ لہذا جب آپ جانتے ہو کہ آپ بہت مصروف ہیں تو خصوصی تحریری اور صوتی پیغامات استعمال کرنے کی کوشش کریں۔ ان اوزاروں کو صرف اس وقت استعمال کرنے کی ضرورت نہیں جب آپ دفتر میں نہ ہوں۔ جب آپ کاموں سے دوچار ہوں تو ان کا استعمال کیا جاسکتا ہے۔ بہت سے لوگ "کھلے دروازے" کی پالیسی بھی استعمال کرتے ہیں - لیکن آپ کو ہر وقت اپنا کمرا کھلا نہیں چھوڑنا پڑتا ہے۔ یہاں تک کہ آپ دروازے پر ایک دوستانہ نوٹ چھوڑ سکتے ہیں ، جیسے کچھ کہتے ہو "" میں کال کے وسط میں ہوں "یا" میں مصروف ہوں۔ برائے مہربانی بعد میں واپس آجائیں یا ای میل بھیجیں "۔

5. 

   "بادلوں" کی خدمات کا استعمال کریں۔ کلاؤڈ سروس (جسے "کلاؤڈ کمپیوٹنگ" بھی کہا جاتا ہے) پر غور کیا جاسکتا ہے ، کیونکہ یہ سستی ، توسیع پذیر ، موثر اور آسانی سے اپ ڈیٹ ہے۔ ان بادلوں کے ذریعہ دستیاب مواد خاص طور پر مفید ثابت ہوسکتا ہے ، کیوں کہ آپ اسے مختلف آلات: کمپیوٹر ، ٹیبلٹ ، اسمارٹ فونز وغیرہ پر حاصل کرسکتے ہیں۔ کلاؤڈ اسٹوریج ڈیجیٹل بیک اپ بنانے کے لئے بنیادی یا ثانوی طریقہ کے طور پر بھی کام کرتا ہے۔ اپنے کام کی جگہ پر آئی ٹی یا سافٹ ویئر کے ذمہ دار فرد سے مشورہ کریں۔ آپ کے پاس پہلے ہی بادلوں میں کافی مقدار میں خالی جگہ ہوسکتی ہے (یا آپ اس جگہ کو چھوٹی سالانہ فیس کے لئے بھی خرید سکتے ہیں)۔

6. 

   انٹرنیٹ پسندیدہ استعمال کریں۔ بہترین براؤزرز بک مارک کرنا ممکن بناتے ہیں - جب آپ آسانی سے اور فوری رسائی کے لئے ای میل پتوں کو جن کا آپ کثرت سے دورہ کرتے ہیں محفوظ اور منظم کرتے ہیں۔ ان سے فائدہ اٹھائیں ، لہذا آپ ان اہم ویب سائٹوں کے بارے میں نہیں بھولیں گے جن میں انڈسٹری کی خبریں یا معلومات ہوں۔

طریقہ 3 میں سے 4: وقت سے فائدہ اٹھانا

1. 

   بیک وقت متعدد کاموں پر عمل کرنے سے پرہیز کریں۔ اس سلسلے میں ، زیادہ تر ماہرین کی رائے ایک جیسی ہے۔ اگرچہ یہ ٹی وی پر تیز اور ٹھنڈا لگ سکتا ہے ، لیکن بیک وقت متعدد کاموں ("ملٹی ٹاسکنگ" یا "ملٹی ٹاسکنگ") کا عمل موثر نہیں ہے اور آپ کی تنظیمی تاثیر کو خراب کر سکتا ہے۔ ایک وقت میں ایک کام پر اپنی پوری توجہ وقف کرنے کا انتخاب کریں۔ اسے ختم کریں اور فہرست میں اگلی آئٹم پر جائیں۔

2. 

   اپنے لئے شیڈول یا کیلنڈر بنائیں۔ خوش قسمتی سے ، زیادہ تر ملازمتوں کے ل you آپ کو اپنے دن کی ہر چیز کو خاص طور پر شیڈول کرنے کی ضرورت نہیں ہوتی ہے۔ تاہم ، جھلکیاں اور دن کے انتہائی اہم واقعات اور کاموں کا ایک بنیادی شیڈول رکھنا مفید ثابت ہوسکتا ہے۔
   • کچھ سرگرمیوں کے لئے وقت کی حد مقرر کریں۔ کچھ کاموں کو ان حدود کی ضرورت نہیں ہوتی ہے ، لیکن آپ کو اپنی پیداواری صلاحیت کو بہتر بنانے کے ل others دوسروں کے پاس وقتی پیرامیٹرز ضرور ہوتے ہیں۔ روزانہ کی سرگرمیوں کے بارے میں سوچیں جو معمول سے زیادہ وقت لیتے ہیں - اور مستقبل میں انھیں مخصوص ڈیڈ لائن دیتے ہیں۔
   • دوسری سرگرمیوں کے لئے اضافی وقت مختص کریں۔ کچھ سرگرمیاں - جیسا کہ آپ نے تجربے سے سیکھا ہو گا - توقع سے زیادہ وقت کی ضرورت ہوتی ہے۔ تاہم ، ضروری نہیں کہ یہ بری چیز ہو۔ مثال کے طور پر ، اس قسم کے کاموں کو انجام دینے کے لئے اور بعد میں اضافی وقت (اور خاص طور پر اہم واقعات اور ملاقاتوں کے ل aside) رکھنا۔

3. 

   اسٹاپ واچ ایپ ، فزیکل اسٹاپواچ یا الارم استعمال کریں۔ یہ اوزار مؤثر ثابت ہوسکتے ہیں جب کم استعمال ہوں۔ پیشگی انتباہی وصول کرنے اور کسی سرگرمی کی تیاری کے ل Some کچھ لوگ اپنے الارم کو 10 ، 15 یا 30 منٹ پہلے سیٹ کرنا چاہتے ہیں۔ آپ یاددہانی بھی استعمال کرسکتے ہیں۔

4. 

   اپنی سرگرمیاں ملتوی کرنے سے گریز کریں۔ اپنے آپ سے پوچھیں کہ کیا یہ التواء بالکل ضروری ہے ، یا اگر یہ محض التوا کی مثال ہے۔اگر آپ کو لگتا ہے کہ آپ متناسب ہیں تو ، کام ملتوی نہیں کریں - اسے ایک ہی بار میں ختم کریں! تاہم ، جب کسی سرگرمی کو ملتوی کرنا ناگزیر ہوتا ہے تو ، اس مقام کو حفظ کریں جس پر آپ نے اس میں خلل پیدا کیا تھا اور اسے ختم کرنے کے لئے ایک اور مخصوص وقت طے کریں۔ ایک اور آپشن ہنگامی منصوبہ بنانا ہے۔ مثال کے طور پر: اگر آپ کو آمنے سامنے ملاقات کو منسوخ کرنا پڑتا ہے تو ، آپ اس شخص کے ساتھ (آڈیو اور / یا ویڈیو کے ذریعے) کال کرسکتے ہیں۔

طریقہ 4 کا 4: اپنی جسمانی اور ذہنی صحت کا خیال رکھنا

1. 

   وقفے لیں۔ آپ کے صحت مند اور نتیجہ خیز رہنے کے ل mental ذہنی وقفے رکھنا ضروری ہے۔ ہم کام پر اتنے ڈوب جاتے ہیں کہ بعض اوقات ہم بریک نہیں لیتے ہیں۔ یہ وقفے ہمیں آرام فراہم کرتے ہیں اور اپنی پیداواری صلاحیت کو بہتر بناتے ہیں ، لیکن وہ ہمیں پیچھے ہٹنے اور اپنے آپ سے یہ پوچھنے کی بھی اجازت دیتے ہیں کہ کیا ہم اپنا وقت زیادہ سے زیادہ موثر طریقے سے استعمال کر رہے ہیں۔

2. 

   بہتر نیند لو. اگر ہم اچھی طرح سے نہیں سوتے ہیں تو ، ہم اگلے دن دنگ ، تھکے ہوئے یا بے نام ہوسکتے ہیں ، جو کام کی جگہ اور ہمارے منصوبوں کو کمزور کرسکتے ہیں۔ ایک رات میں کم از کم سات یا آٹھ بجے آرام کرنے کا ارادہ کریں۔

3. 

   اپنے آپ کو اپنے ساتھی کارکنوں سے موازنہ نہ کریں۔ ان لوگوں میں سے بیشتر کا کام ہمارے سے مختلف ہے ، اور ان سب میں تنظیم کے مختلف طریقے ہیں۔ ایسا طریقہ جو احساس دلاتا ہے اور کسی کے لئے موثر ہوتا ہے جسے آپ جانتے ہو وہ آپ کے معمول کے ل the بہترین نہیں ہوسکتا ہے ، اور اس کے برعکس بھی۔

4. 

   قبول کریں کہ تنظیم ایک جاری عمل ہے۔ کامل ہونے کی امید نہ کریں۔ تنظیم مستقل ہے اور مستقل توجہ کی ضرورت ہے۔ آپ ہر روز بالکل منظم نہیں ہوں گے۔ تاہم ، تھوڑا سا آرڈر آپ کو زیادہ موثر بنا سکتا ہے۔