مواد

• اقدامات
• برادری کے سوالات اور جوابات
• اشارے

دوسرے حصے

اگر آپ اپنی IBM نوٹس ای میل میں جگہ ختم کررہے ہیں ، لیکن ای میلز کو حذف کرنے کے لئے تیار نہیں ہیں تو ، ان کو محفوظ کرنے پر غور کریں۔ ای میلز کو محفوظ کرنے کا مطلب ہے کہ اپنے کمپیوٹر پر پیغامات کی نقل کسی مختلف جگہ پر کرنا۔ اصل ای میلز کو محفوظ کرتے ہوئے اپنے اکاؤنٹ میں جگہ خالی کرنے کے لئے IBM نوٹس کو محفوظ کرنے کا طریقہ سیکھنا۔ یہ آپ کے کمپیوٹر اور سافٹ ویئر کو اعلی کارکردگی پر چلانے میں بھی مدد کرتا ہے۔

اقدامات

1. 

   اپنے میل فائل کا سائز محدود کریں۔ اپنی میل فائل کا سائز 500MB سے کم رکھیں۔ (کچھ تنظیموں کو ایک سخت حد کی ضرورت ہوسکتی ہے ، جیسے 200MB۔)
   • فائل ، ڈیٹا بیس ، پراپرٹیز پر جاکر اپنے ڈیٹا کا سائز چیک کریں۔ لوٹس 8 میں ، فائل ، ایپلی کیشنز ، پراپرٹیز پر جائیں۔
   • "i" ٹیب پر کلک کریں۔ "ڈسک اسپیس" کے بعد کی تعداد یہ ہے کہ اس وقت آپ کے پاس آئی بی ایم نوٹس پر کتنا ڈیٹا ہے۔

2. 

   
   
   اپنی تنظیم کی پہلے سے طے شدہ ترتیبات سیکھیں۔ اگر آپ اسکول یا کام کے لئے IBM نوٹس استعمال کرتے ہیں تو ، جگہ جگہ پر محفوظ شدہ دستاویزات کی ترتیب پہلے ہی موجود ہوسکتی ہے۔ اس سے تنظیموں کو فی صارف کی ای میل کی مقدار کو کنٹرول کرنے میں مدد ملتی ہے ، اسی طرح تنظیم کے اندر موجود کمپیوٹرز کی عمومی کارکردگی کو بھی کنٹرول کیا جاسکتا ہے۔ اگر آرکائیو کی ترتیبات پہلے ہی قائم ہیں تو ، اپنے تکنیکی نظام کے عملے سے بات کریں تاکہ معلوم ہو کہ ان میں ترمیم کی جا سکتی ہے یا نہیں۔

3. 

   
   
   اپنی مطلوبہ آرکائیو کی ترتیبات کا تعین کریں۔ آپ تمام IBM نوٹس ای میل محفوظ شدہ دستاویزات کرسکتے ہیں یا مخصوص کو منتخب کرسکتے ہیں۔ آپ کو یہ فیصلہ کرنے کی بھی ضرورت ہوگی کہ آپ کتنی بار چاہتے ہیں کہ IBM نوٹس آرکائو ہوجائیں۔
   • مناسب ایپلی کیشن (میل) کھولیں۔
   • کارروائیوں ، محفوظ شدہ دستاویزات ، ترتیبات پر جائیں۔
   • معیار کے ٹیب پر جائیں اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ "آخری ترمیم شدہ کیلئے ڈیفالٹ" منتخب کیا گیا ہے۔
   • تبدیلیوں کو محفوظ کرنے کے لئے "ٹھیک ہے" پر کلک کریں۔
   • اس بات کو یقینی بنائیں کہ معیار قائم ہے۔

4. 

   
   
   خود کار طریقے سے آرکائیو کا نظام الاوقات بنائیں۔ خود کار طریقے سے محفوظ شدہ دستاویزات کا شیڈول یقینی بناتا ہے کہ آپ باقاعدگی سے اور مستقل آرکائو کررہے ہیں۔ اس سے آپ کا وقت بھی بچ جاتا ہے۔
   • مناسب ایپلی کیشن (میل) کھولیں۔
   • کارروائیوں ، محفوظ شدہ دستاویزات ، ترتیبات پر جائیں۔
   • شیڈول ٹیب پر جائیں۔ یقینی بنائیں کہ "شیڈول آرکائیوگ" منتخب کیا گیا ہے۔
   • مناسب وقت اور دن کا انتخاب کریں جو آپ چاہتے ہیں کہ آپ کا کمپیوٹر اپنی فائلوں کو محفوظ شدہ دستاویز بنائے۔

5. 

   دستی طور پر IBM نوٹس کو آرکائو کریں۔ یہاں تک کہ اگر آپ خودبخود آرکائو شیڈول کرتے ہیں ، تب بھی آپ کسی بھی وقت دستی طور پر آرکائو کرسکتے ہیں۔
   • مناسب ایپلی کیشن (میل) کھولیں۔
   • وہ میل یا فولڈر کھولیں جو آپ محفوظ کرنا چاہتے ہیں۔
   • اب عمل ، آرکائیو ، محفوظ شدہ دستاویزات پر جائیں۔
   • اپنی پہلے سے طے شدہ ترتیبات کے مطابق آرکائیو کرنے کے لئے ہاں پر کلک کریں۔

6. 

   ڈریگ اور ڈراپ کے طریقہ کار کو استعمال کرکے محفوظ شدہ دستاویزات۔ IBM نوٹس کو دستی طور پر محفوظ کرنے کا یہ ایک اور طریقہ ہے۔
   • مناسب ایپلی کیشن (میل) کھولیں۔
   • وہ میل یا فولڈر کھولیں جو آپ محفوظ کرنا چاہتے ہیں۔
   • مناسب پیغام (زبانیں) منتخب کریں۔
   • اپنے نیویگیشن پین میں مطلوبہ آرکائو میں پیغام (زبانیں) گھسیٹیں۔

7. 

   محفوظ شدہ دستاویزات دیکھیں۔ اگرچہ آپ نے ایک ای میل آرکائو کیا ہوا ہے ، پھر بھی آپ کو وقتا فوقتا اس تک رسائ کی ضرورت پڑسکتی ہے۔ آپ کی محفوظ شدہ دستاویزات کی فائل آپ کے IBM نوٹس اکاؤنٹ میں ترتیب دیئے گئے فولڈروں کی نقل کرے گی۔ ہر چیز جس طرح سے آپ کے ڈیزائن کیا گیا رہے گی۔
   • مناسب ایپلی کیشن (میل) کھولیں۔
   • اپنے نیویگیشن پین میں آرکائیو پر کلک کریں۔
   • مناسب محفوظ شدہ دستاویزات (یعنی آخری ترمیم کیلئے ڈیفالٹ) منتخب کریں۔

برادری کے سوالات اور جوابات

اشارے

• اہم ای میلز کا بیک اپ بنائیں۔ اگر آپ کے پاس آئی بی ایم نوٹس میں اہم ای میلز ہیں تو ، کسی سی ڈی یا ڈی وی ڈی کی طرح ان کو کسی اور مقام پر کاپی کرنا یقینی بنائیں۔ اگر آپ کو سرور یا آپ کے پرسنل کمپیوٹر میں محفوظ شدہ کاپی میں کچھ ہونے کی صورت میں یہ آپ کو ایک اضافی کاپی فراہم کرتی ہے۔
• پرانے اور غیر ضروری پیغامات کو حذف کریں ، خاص طور پر اگر ان میں منسلکات ہوں۔ اس سے آپ کے ڈیٹا کا سائز کم کرنے اور آپ کے کمپیوٹر کی کارکردگی میں بھی مدد ملے گی۔